20.03.2023
Verbessern der Dateiorganisation in Teams
Die Herausforderung bei der Verwaltung von Dateien in Microsoft Teams haben wir bereits in unserem letzten Blog-Beitrag thematisiert. Mit harmon.ie können Sie nicht nur die Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Dateien vermeiden, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit und die Funktionalität für jeden Nutzer signifikant verbessern.
Alle Vorteile, die harmon.ie für Microsoft 365 und Microsoft Teams zu bieten hat, stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor und geben einen Ausblick auf einige aufregende neue Entwicklungen von harmon.ie.
Einer der Hauptvorteile von harmon.ie in Verbindung mit Microsoft Teams ist, wie viel Zeit die Nutzer sparen. Für professionelle Nutzer bedeutet dies, dass viele zeitaufwändige, sich wiederholende Schritte von allgemeinen Aufgaben, eliminiert werden müssen. Selbst für die unerfahrensten Nutzer macht harmon.ie das Arbeiten mit Dateien in Microsoft Teams jedoch viel einfacher und verständlicher.
Selbst die einfache Aufgabe, eine Datei zu finden und zu öffnen, ist mit harmon.ie leichter zu bewältigen. Normalerweise muss ein Teams-Nutzer den Kanal suchen, auf die Registerkarte "Dateien" klicken und dann versuchen, die betreffende Datei zu finden. Wenn der Nutzer nicht mehr weiß, in welchem Kanal die Datei geteilt wurde, muss dieser Vorgang für jeden einzelnen Kanal wiederholt werden. Wenn sich die Dateien summieren, wird diese Suche noch komplizierter.
harmon.ie eliminiert diese Suche, indem Nutzer von einem Ort aus zu allen Dateien in Teams, SharePoint und OneDrive navigieren können. Benutzer können in der Strukturansicht die verschiedenen Ordner aufschlüsseln und öffnen, oder einfach auf allen drei Plattformen nach der benötigten Datei suchen.
harmon.ie lässt sich direkt in Outlook integrieren und alle ihre Speicherorte in Microsoft 365 an. Diese übersichtliche, durchsuchbare Ansicht aller möglichen Dateispeicherorte ermöglicht es Nutzern, direkt aus ihrem Posteingang heraus schnell zu der gewünschten Datei zu navigieren oder nach ihr zu suchen.
Nutzer können auch Favoriten für Speicherorte hinzufügen, die sie häufig benutzen, damit sie nicht jedes Mal einen Drilldown in die Hierarchie ausführen müssen. Und harmon.ie hebt auch die neuesten Speicherorte hervor, an denen zuletzt gearbeitet wurde, damit man ganz leicht dorthin zurückkehren kann. All dies macht das Auffinden von Dateien zu einem Kinderspiel und nicht zu einer lästigen Pflicht.
Obwohl das Versenden von Dateien als Link in einer E-Mail die beste Vorgehensweise ist, werden trotzdem in der Realität viele Dateien als E-Mail-Anhänge versendet. Was allzu häufig zu der Herausforderung führt, diese Anhänge in den passenden Kanal zu bringen, um sie sicher und geschützt mit Kollegen zu teilen.
Mit harmon.ie kann eine angehängte Datei aus einer empfangenen E-Mail ausgewählt und ganz einfach an den gewünschten Speicherort in Teams, SharePoint oder OneDrive gezogen werden. Falls dieser Speicherort über vordefinierte Metadatenanforderungen verfügt, fordert harmon.ie den Nutzer dazu auf, die obligatorischen Metadaten sofort zu definieren.
Direkt in Outlook können Sie die Metadaten der Datei definieren, während Sie die Datei verschieben oder kopieren. Dies eliminiert die Notwendigkeit, dies im Nachhinein zu tun. So erhöhen sich auch die Chancen, dass es überhaupt definiert wird erheblich, da dieser sekundäre Schritt oft übersprungen oder vergessen wird.
Wenn harmon.ie installiert ist, ist es die einfachste Möglichkeit, Dateien auch per E-Mail zu teilen. Einfach die Datei im harmon.ie Fenster in Outlook suchen und direkt in den E-Mail-Entwurf ziehen. Der Nutzer kann dann wählen, ob die Datei als Anhang oder als Link inklusive Berechtigung für den Empfänger gesendet werden soll.
Eine neue harmon.ie Funktion, die in Kürze eingeführt wird, verbessert die E-Mail-Verwaltung zwischen Outlook und Teams noch weiter. Wenn eine E-Mail von Outlook in einen Teams-Kanal kopiert wird, extrahiert harmon.ie den E-Mail-Header und speichert sie als E-Mail-Spalten in Teams.
Darüber hinaus fügt harmon.ie eine E-Mail-Ansicht in Teams hinzu (auswählbar über das Menü "Ansicht" auf der Registerkarte "Dateien" des Kanals). Dadurch wird alles außer den in diesem Kanal gespeicherten E-Mail-Nachrichten herausgefiltert und es werden die E-Mails mit den gespeicherten Kopfzeilen, einschließlich Betreff, Von, An, CC-Empfänger, Anhänge usw. angezeigt.
Zu einem späteren Zeitpunkt erhalten die Nutzer von harmon.ie Zugriff auf eine vollkommen neue harmon.ie-Erfahrung, welche die neue Cloud-basierte Outlook-Version von Microsoft unterstützt. Diese wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt und gehört zu einer der ersten Add-ons von Drittanbietern für die neue Outlook-Version.
harmon.ie bietet auch in der neuen Outlook-Version wieder einen zentralen Ort an, an dem Dokumente und Speicherorte aller Microsoft 365-Apps gefunden und favorisiert werden können. Die neue Version wird auch einen Abschnitt "Mit mir geteilt" enthalten, der einen One-Stop-Shopping für den Zugriff auf Kollaborationsmaterialien bietet.
Speziell für Teams können Nutzer alle Dateien sehen, die mit ihnen in Chats und Meetings geteilt werden. Diese werden in einer eigenen Kategorie innerhalb des harmon.ie-Fensters aufgelistet. Dieser schnell Zugriff spart den Nutzern Zeit und vermeidet peinliche "Können Sie mir die Datei noch einmal senden?"-Momente.
Wenn Sie E-Mails oder Anhänge mithilfe von harmon.ie per Drag & Drop in einen Teams-Kanal ziehen, werden Sie automatisch aufgefordert, die erforderlichen Metadaten hinzuzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Datei entsprechend gekennzeichnet wird, ohne dass Sie daran denken müssen, dies später zu tun.
Beginnen Sie noch heute mit der kostenlosen Testversion von harmon.ie und erleben Sie selbst, wie harmon.ie die Microsoft Teams-Datenverwaltung verbessert.
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Alle Vorteile, die harmon.ie für Microsoft 365 und Microsoft Teams zu bieten hat, stellen wir Ihnen in diesem Artikel vor und geben einen Ausblick auf einige aufregende neue Entwicklungen von harmon.ie.
Zeitersparnis durch einfachere Arbeitsabläufe
Einer der Hauptvorteile von harmon.ie in Verbindung mit Microsoft Teams ist, wie viel Zeit die Nutzer sparen. Für professionelle Nutzer bedeutet dies, dass viele zeitaufwändige, sich wiederholende Schritte von allgemeinen Aufgaben, eliminiert werden müssen. Selbst für die unerfahrensten Nutzer macht harmon.ie das Arbeiten mit Dateien in Microsoft Teams jedoch viel einfacher und verständlicher.Selbst die einfache Aufgabe, eine Datei zu finden und zu öffnen, ist mit harmon.ie leichter zu bewältigen. Normalerweise muss ein Teams-Nutzer den Kanal suchen, auf die Registerkarte "Dateien" klicken und dann versuchen, die betreffende Datei zu finden. Wenn der Nutzer nicht mehr weiß, in welchem Kanal die Datei geteilt wurde, muss dieser Vorgang für jeden einzelnen Kanal wiederholt werden. Wenn sich die Dateien summieren, wird diese Suche noch komplizierter.
harmon.ie eliminiert diese Suche, indem Nutzer von einem Ort aus zu allen Dateien in Teams, SharePoint und OneDrive navigieren können. Benutzer können in der Strukturansicht die verschiedenen Ordner aufschlüsseln und öffnen, oder einfach auf allen drei Plattformen nach der benötigten Datei suchen.
Die Vorteile der Outlook-Integration
harmon.ie lässt sich direkt in Outlook integrieren und alle ihre Speicherorte in Microsoft 365 an. Diese übersichtliche, durchsuchbare Ansicht aller möglichen Dateispeicherorte ermöglicht es Nutzern, direkt aus ihrem Posteingang heraus schnell zu der gewünschten Datei zu navigieren oder nach ihr zu suchen. Nutzer können auch Favoriten für Speicherorte hinzufügen, die sie häufig benutzen, damit sie nicht jedes Mal einen Drilldown in die Hierarchie ausführen müssen. Und harmon.ie hebt auch die neuesten Speicherorte hervor, an denen zuletzt gearbeitet wurde, damit man ganz leicht dorthin zurückkehren kann. All dies macht das Auffinden von Dateien zu einem Kinderspiel und nicht zu einer lästigen Pflicht.
Speichern von Dateien aus Outlook in Teams
Obwohl das Versenden von Dateien als Link in einer E-Mail die beste Vorgehensweise ist, werden trotzdem in der Realität viele Dateien als E-Mail-Anhänge versendet. Was allzu häufig zu der Herausforderung führt, diese Anhänge in den passenden Kanal zu bringen, um sie sicher und geschützt mit Kollegen zu teilen. Mit harmon.ie kann eine angehängte Datei aus einer empfangenen E-Mail ausgewählt und ganz einfach an den gewünschten Speicherort in Teams, SharePoint oder OneDrive gezogen werden. Falls dieser Speicherort über vordefinierte Metadatenanforderungen verfügt, fordert harmon.ie den Nutzer dazu auf, die obligatorischen Metadaten sofort zu definieren.
Direkt in Outlook können Sie die Metadaten der Datei definieren, während Sie die Datei verschieben oder kopieren. Dies eliminiert die Notwendigkeit, dies im Nachhinein zu tun. So erhöhen sich auch die Chancen, dass es überhaupt definiert wird erheblich, da dieser sekundäre Schritt oft übersprungen oder vergessen wird.
Senden von Dateien aus Teams mit Outlook
Wenn harmon.ie installiert ist, ist es die einfachste Möglichkeit, Dateien auch per E-Mail zu teilen. Einfach die Datei im harmon.ie Fenster in Outlook suchen und direkt in den E-Mail-Entwurf ziehen. Der Nutzer kann dann wählen, ob die Datei als Anhang oder als Link inklusive Berechtigung für den Empfänger gesendet werden soll.
Wir fangen gerade erst an
Eine neue harmon.ie Funktion, die in Kürze eingeführt wird, verbessert die E-Mail-Verwaltung zwischen Outlook und Teams noch weiter. Wenn eine E-Mail von Outlook in einen Teams-Kanal kopiert wird, extrahiert harmon.ie den E-Mail-Header und speichert sie als E-Mail-Spalten in Teams. Darüber hinaus fügt harmon.ie eine E-Mail-Ansicht in Teams hinzu (auswählbar über das Menü "Ansicht" auf der Registerkarte "Dateien" des Kanals). Dadurch wird alles außer den in diesem Kanal gespeicherten E-Mail-Nachrichten herausgefiltert und es werden die E-Mails mit den gespeicherten Kopfzeilen, einschließlich Betreff, Von, An, CC-Empfänger, Anhänge usw. angezeigt.
Zu einem späteren Zeitpunkt erhalten die Nutzer von harmon.ie Zugriff auf eine vollkommen neue harmon.ie-Erfahrung, welche die neue Cloud-basierte Outlook-Version von Microsoft unterstützt. Diese wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft entwickelt und gehört zu einer der ersten Add-ons von Drittanbietern für die neue Outlook-Version.
harmon.ie bietet auch in der neuen Outlook-Version wieder einen zentralen Ort an, an dem Dokumente und Speicherorte aller Microsoft 365-Apps gefunden und favorisiert werden können. Die neue Version wird auch einen Abschnitt "Mit mir geteilt" enthalten, der einen One-Stop-Shopping für den Zugriff auf Kollaborationsmaterialien bietet.
Speziell für Teams können Nutzer alle Dateien sehen, die mit ihnen in Chats und Meetings geteilt werden. Diese werden in einer eigenen Kategorie innerhalb des harmon.ie-Fensters aufgelistet. Dieser schnell Zugriff spart den Nutzern Zeit und vermeidet peinliche "Können Sie mir die Datei noch einmal senden?"-Momente.
Wenn Sie E-Mails oder Anhänge mithilfe von harmon.ie per Drag & Drop in einen Teams-Kanal ziehen, werden Sie automatisch aufgefordert, die erforderlichen Metadaten hinzuzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass jede Datei entsprechend gekennzeichnet wird, ohne dass Sie daran denken müssen, dies später zu tun.
Beschleunigen Sie die Compliance und machen Sie ihre Nutzer noch heute zu professionellen Nutzern
Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 verwendet und über Teams zusammenarbeitet, gibt es keinen bessern Moment als jetzt, um die aktuellen und zukünftigen Funktionen von harmon.ie zu nutzen. So können Sie sicherstellen, dass die Metadaten, die das Unternehmen und die Aufsichtsbehörden benötigen, für jede Datei vorhanden sind, sobald die Datei freigeben wird.Beginnen Sie noch heute mit der kostenlosen Testversion von harmon.ie und erleben Sie selbst, wie harmon.ie die Microsoft Teams-Datenverwaltung verbessert.
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