13.03.2023
Die Herausforderung beim Organisieren von Dateien in Microsoft Teams
Die Nutzung von Microsoft Teams ist in den letzten Jahren rasant angestiegen - Remote- und Hybridarbeit wurde von der Ausnahme zur Norm in den meisten Unternehmen. Die Entscheidung für Microsoft Teams lag meist nahe, da Teams oft bereits über das bestehende Microsoft 365-Abonnement verfügbar war.
Schnell erhöhte sich durch die lockerere Art der Dateiverwaltung von Teams mit ihren unterschiedlichen Interaktionsmodellen, die Komplexität bei der Verwaltung von Dateien. Es gibt nicht nur grundlegende Unterschiede zwischen Kanälen, Chats und "Teams", sondern sie unterscheiden sich auch stark darin, in welcher Art und Weise freigebene Dateien wie und wo gespeichert werden.
Für Benutzer, die keinen vollständig Überblick über Teams haben, ist es nicht immer offensichtlich, dass dasselbe Tool drei verschiedene Kontexte (Kanäle, Chats und Teams) besitzt, die hinter den Kulissen sehr unterschiedlich funktionieren. Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen nun, das Chaos zu mildern, das oft mit der universalen Einführung von Teams über das gesamte Unternehmen einhergeht.
Bei einer Umfrage zu den Erfahrungen im eigenen Unternehmen mit der Freigabe von Dokumenten in Teams, zeigt das Ergebins deutlich, dass dies für viele Unternehmen ein Problem darstellt.
Während 15 % der Teilnehmer angaben, dass sie derzeit überhaupt keine Dateien in Teams freigeben, haben die restlichen 85 % eine Vielzahl an Erfahrungen mit der Freigabe von Dateien in Teams. Nur 23 % der Teilnehmer gaben an, dass ihre Mitarbeiter Dateien in Teams freigeben und sie es toll finden, wie alles funktioniert. Unter den übrigen Teilnehmern gab es unterschiedliche Kritikpunkte.
38 % der Teilnehmer (die größte Fraktion in der Gruppe) teilen Dateien in Teams, berichten jedoch, dass es danach schwierig ist, sie zu finden. Gleichzeitig gaben 7% der Teilnehmer an, dass sie Richtlinien zu diesem Thema eingeführt haben, aber mit der Einhaltung und der Umsetzung zu kämpfen haben. Schließlich gaben 17% der Teilnehmer an, dass sie Dateien teilen, was zu einem totalen Chaos geführt hat.
Die Verwaltung von Dateien in Teams ist besonders schwierig, da es drei unterschiedliche Interaktionsmodelle gibt. Jeder speichert freigegebene Dateien auf unterschiedliche Weise und die Metadaten und das Tagging sind streng optional.
Jedes Team erhält eine eigene SharePoint-Website, welche die Dokumentbibliothek dieser SharePoint-Website zum Speichern von Dateien verwendet. Diese Dateien sind für jeden zugänglich, der Mitglied dieses Teams ist. Aber ohne zusätzliche, proaktive Organisation kann diese Dokumentbibliothek sehr schnell sehr unübersichtlich werden.
Wenn Nutzer Kanäle verwenden, landen alle freigegebenen Dateien standardmäßig auf dem Tab Dateien dieses Kanals. Dies macht den Zugriff auf die Dateien für alle Teilnehmer in diesem Kanal einfach. Aber auch hier dauert es nicht lange, bis die Dinge in diesem Dateiordner der obersten Ebene unordentlich werden.
Der Chat verwendet ein völlig anderes Dateispeichermodell. In diesem Fall werden freigebene Dateien im OneDrive-Speicher des Absenders gespeichert. Dies macht die Dateien für jeden unzugänglich, für dem der Benutzer die Datei nicht direkt freigeben hat. Es erschwert das Auffinden von Dateien und erhöht das Risiko eines Datenverlustes, worauf wir im Folgenden näher eingehen werden.
Die Anwendung im Chat ist besonders problematisch, da dies oft der Punkt ist an dem die Zusammenarbeit beginnt. Während einige Konversationen schließlich auf einen Kanal wechseln oder sogar die Team-Ebene erreichen, ist alles, was zu Beginn in einem Chat geteilt wird, für Neulinge nicht automatisch auffindbar oder zugänglich.
Mitarbeiter, die zusätzliche Zeit damit verbringen, Dateien zu finden, die in Teams freigegeben wurden, kosten Ihrem Unternehmen bereits Geld, indem sie Ressourcen von ihren Kernaufgaben abziehen. Dies wird dadurch verschärft, dass Teams Dateien an mehreren Speicherorten speichert und keine Metadaten oder Tags vorschreibt.
In Teams freigegebene Dateien können jedoch mehr als nur die Produktivität und Effizienz beeinträchtigen. Es kann auch das Geschäft gefährden.
Schlecht verwaltete Dateien, die über Teams freigegeben werden, können zu mehreren negativen Ergebnissen führen. Dokumentlecks entstehen so viel einfacher, zumal Dateien, die in einem Teams-Chat freigegeben wurden, auf dem OneDrive-Speicher jedes Benutzers gespeichert werden. Wenn beispielsweise eine Datei mit einem Vertragspartner in einem Chat geteilt wurde, könnte dieser noch Monate nach dem Ende des Arrangements eine Kopie davon haben.
Freigegebene Dateien bergen auch das Risiko, gegen unterschiedliche Vorschriften zu verstoßen. Wenn eine Datei mit Marketingkontakten oder Konferenzteilnehmern in die falschen Hände gerät, drohen Ihrem Unternehmen möglicherweise hohe Geldstrafen wegen Verstößen gegen die DSGVO-Standards. Zu ähnlichen unerfreulichen Ergebnisse könnten die Verletzung der Privatsphäre der Patienten (HIPAA) oder die Offenlegung von Zahlungs- und Kreditkarteninformationen (PCI) führen.
Unternehmen sind auch rechtlichen Risiken ausgesetzt, wenn freigegebene Dateien in Teams nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Klagen könnten während der Ermittlungen alte Dokumente ans Licht bringen, weil sie immer noch in Teams vorliegen und nicht ordnungsgemäß archiviert und dann vernichtet wurden.
Darüber hinaus können die ungewöhnlichen Dateispeichermethoden von Teams auch zu Informationsverlusten führen. Insbesondere wenn kritische Daten nur in Chats geteilt und nicht an einem zentraleren und Ort gespeichert werden. Dies könnte auch die Aufzeichnungs- und Informationsmanagementstrategie des Unternehmens gefährden.
Nutzen Sie für die Freigabe von Dateien in Teams hilfreiche Tools wie harmon.ie und holen Sie sich in unseren küntigen Beiträgen weitere nützliche Tipps zu Best Practices und anderen förderlichen Tools die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
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Schnell erhöhte sich durch die lockerere Art der Dateiverwaltung von Teams mit ihren unterschiedlichen Interaktionsmodellen, die Komplexität bei der Verwaltung von Dateien. Es gibt nicht nur grundlegende Unterschiede zwischen Kanälen, Chats und "Teams", sondern sie unterscheiden sich auch stark darin, in welcher Art und Weise freigebene Dateien wie und wo gespeichert werden.
Für Benutzer, die keinen vollständig Überblick über Teams haben, ist es nicht immer offensichtlich, dass dasselbe Tool drei verschiedene Kontexte (Kanäle, Chats und Teams) besitzt, die hinter den Kulissen sehr unterschiedlich funktionieren. Unternehmen auf der ganzen Welt versuchen nun, das Chaos zu mildern, das oft mit der universalen Einführung von Teams über das gesamte Unternehmen einhergeht.
Von Verwirrung zu Chaos
Bei einer Umfrage zu den Erfahrungen im eigenen Unternehmen mit der Freigabe von Dokumenten in Teams, zeigt das Ergebins deutlich, dass dies für viele Unternehmen ein Problem darstellt. Während 15 % der Teilnehmer angaben, dass sie derzeit überhaupt keine Dateien in Teams freigeben, haben die restlichen 85 % eine Vielzahl an Erfahrungen mit der Freigabe von Dateien in Teams. Nur 23 % der Teilnehmer gaben an, dass ihre Mitarbeiter Dateien in Teams freigeben und sie es toll finden, wie alles funktioniert. Unter den übrigen Teilnehmern gab es unterschiedliche Kritikpunkte.
38 % der Teilnehmer (die größte Fraktion in der Gruppe) teilen Dateien in Teams, berichten jedoch, dass es danach schwierig ist, sie zu finden. Gleichzeitig gaben 7% der Teilnehmer an, dass sie Richtlinien zu diesem Thema eingeführt haben, aber mit der Einhaltung und der Umsetzung zu kämpfen haben. Schließlich gaben 17% der Teilnehmer an, dass sie Dateien teilen, was zu einem totalen Chaos geführt hat.
Was die Dateiverwaltung in Teams so knifflig macht
Die Verwaltung von Dateien in Teams ist besonders schwierig, da es drei unterschiedliche Interaktionsmodelle gibt. Jeder speichert freigegebene Dateien auf unterschiedliche Weise und die Metadaten und das Tagging sind streng optional.Jedes Team erhält eine eigene SharePoint-Website, welche die Dokumentbibliothek dieser SharePoint-Website zum Speichern von Dateien verwendet. Diese Dateien sind für jeden zugänglich, der Mitglied dieses Teams ist. Aber ohne zusätzliche, proaktive Organisation kann diese Dokumentbibliothek sehr schnell sehr unübersichtlich werden.
Wenn Nutzer Kanäle verwenden, landen alle freigegebenen Dateien standardmäßig auf dem Tab Dateien dieses Kanals. Dies macht den Zugriff auf die Dateien für alle Teilnehmer in diesem Kanal einfach. Aber auch hier dauert es nicht lange, bis die Dinge in diesem Dateiordner der obersten Ebene unordentlich werden.
Der Chat verwendet ein völlig anderes Dateispeichermodell. In diesem Fall werden freigebene Dateien im OneDrive-Speicher des Absenders gespeichert. Dies macht die Dateien für jeden unzugänglich, für dem der Benutzer die Datei nicht direkt freigeben hat. Es erschwert das Auffinden von Dateien und erhöht das Risiko eines Datenverlustes, worauf wir im Folgenden näher eingehen werden.
Die Anwendung im Chat ist besonders problematisch, da dies oft der Punkt ist an dem die Zusammenarbeit beginnt. Während einige Konversationen schließlich auf einen Kanal wechseln oder sogar die Team-Ebene erreichen, ist alles, was zu Beginn in einem Chat geteilt wird, für Neulinge nicht automatisch auffindbar oder zugänglich.
Warum dies ein größeres Problem für Ihr Unternehmen sein könnte, als Sie denken
Mitarbeiter, die zusätzliche Zeit damit verbringen, Dateien zu finden, die in Teams freigegeben wurden, kosten Ihrem Unternehmen bereits Geld, indem sie Ressourcen von ihren Kernaufgaben abziehen. Dies wird dadurch verschärft, dass Teams Dateien an mehreren Speicherorten speichert und keine Metadaten oder Tags vorschreibt.In Teams freigegebene Dateien können jedoch mehr als nur die Produktivität und Effizienz beeinträchtigen. Es kann auch das Geschäft gefährden.
Schlecht verwaltete Dateien, die über Teams freigegeben werden, können zu mehreren negativen Ergebnissen führen. Dokumentlecks entstehen so viel einfacher, zumal Dateien, die in einem Teams-Chat freigegeben wurden, auf dem OneDrive-Speicher jedes Benutzers gespeichert werden. Wenn beispielsweise eine Datei mit einem Vertragspartner in einem Chat geteilt wurde, könnte dieser noch Monate nach dem Ende des Arrangements eine Kopie davon haben.
Freigegebene Dateien bergen auch das Risiko, gegen unterschiedliche Vorschriften zu verstoßen. Wenn eine Datei mit Marketingkontakten oder Konferenzteilnehmern in die falschen Hände gerät, drohen Ihrem Unternehmen möglicherweise hohe Geldstrafen wegen Verstößen gegen die DSGVO-Standards. Zu ähnlichen unerfreulichen Ergebnisse könnten die Verletzung der Privatsphäre der Patienten (HIPAA) oder die Offenlegung von Zahlungs- und Kreditkarteninformationen (PCI) führen.
Unternehmen sind auch rechtlichen Risiken ausgesetzt, wenn freigegebene Dateien in Teams nicht ordnungsgemäß verwaltet werden. Klagen könnten während der Ermittlungen alte Dokumente ans Licht bringen, weil sie immer noch in Teams vorliegen und nicht ordnungsgemäß archiviert und dann vernichtet wurden.
Darüber hinaus können die ungewöhnlichen Dateispeichermethoden von Teams auch zu Informationsverlusten führen. Insbesondere wenn kritische Daten nur in Chats geteilt und nicht an einem zentraleren und Ort gespeichert werden. Dies könnte auch die Aufzeichnungs- und Informationsmanagementstrategie des Unternehmens gefährden.
Nutzen Sie für die Freigabe von Dateien in Teams hilfreiche Tools wie harmon.ie und holen Sie sich in unseren küntigen Beiträgen weitere nützliche Tipps zu Best Practices und anderen förderlichen Tools die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können.
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