So erstellen Sie einen Metadatenbeirat

Das Hinzufügen von Metadaten zu Microsoft Teams bringt für Unternehmen einen erheblichen Mehrwert und hilft ihnen, Dateien zu klassifizieren, zu kategorisieren und zu organisieren, um die Erkennung, Aufbewahrung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu erleichtern. Aber wenn sie unsachgemäß verwaltet werden, können Metadateninitiativen auch leicht außer Kontrolle geraten und zu einem unhaltbaren, unbrauchbaren Durcheinander führen.

Um dieses Chaos zu verhindern und sicherzustellen, dass wichtige Metadaten mit einer konsistenten Taxonomie und Nomenklatur erfasst werden, müssen Unternehmen einen bewussten und durchdachten Ansatz für die Verwendung von Metadaten verfolgen. Eine der besten Möglichkeiten, diesen Prozess zu beschleunigen und die Ausrichtung der Stakeholder zu erreichen, ist die Einberufung eines Metadaten-Beirats.
 

Was ist ein Metadatenbeirat? 

Verschiedene Teile der Organisation haben unterschiedliche Anforderungen, wenn es darum geht, wie sie Dinge klassifizieren und kategorisieren. Der Metadatenbeirat dient als zentrale Clearingstelle, um sicherzustellen, dass all diese Anforderungen erfüllt werden, ohne doppelte, redundante oder unnötige Metadaten in den Prozess einzuführen.
 

Wer sollte in einem Metadatenbeirat sein? 

Ein Metadatenbeirat ist eine Gruppe von verschiedenen Interessengruppen, die jeden Teil der Organisation repräsentieren. Die spezifische Zusammensetzung dieser Gruppe hängt von den individuellen Nuancen und Bedürfnissen jedes Unternehmens ab, aber das Ziel ist es, alle möglichen Interessen direkt oder durch einen Stellvertreter vertreten zu haben.

Die Teilnehmer müssen keine Datenspezialisten oder die ranghöchste Führungskraft in jedem Team sein. Vielmehr sollten sie die wichtigsten Geschäftsanforderungen ihres Teils des Unternehmens verstehen und/oder sich mit den gesetzlichen Compliance-Anforderungen oder internen Richtlinien zum Umgang mit Daten auskennen. Diese kombinierte Expertengruppe sollte über genügend Wissen verfügen, um selbstbewusst Empfehlungen auszusprechen und festzulegen, welche Metadateneigenschaften und -werte erfasst werden sollten und wie dies am besten zu tun ist.
 

Was macht ein Metadatenbeirat? 

Ein Metadatenbeirat hat die Aufgabe, einen effektiven Workflow zu finden, der sicherstellt, dass jeder über die benötigten Metadaten verfügt, ohne einen so langwierigen Prozess zu schaffen, welchen die Endbenutzer dann einfach ablehnen. Dies trägt dazu bei, Ad-hoc- und-Schatten-IT-Lösungen zu verhindern, die den Hauptzweck der Metadatenstandardisierung zunichtemachen. 

Das Endergebnis des Metadatenbeirats wird eine sehr spezifische, detaillierte Matrix der einzelnen Metadateneigenschaften, der jeweiligen Optionen und der für jeden Standort benötigten Eigenschaften, sein. Die Aufgabe muss jedoch damit beginnen, die zugrunde liegenden Geschäftsanforderungen der Abteilung, Geschäftseinheit, Produktlinie usw. aufzuzeigen. Durch diesen Ansatz beginnt das Gespräch auf einer höheren Ebene, um Überschneidungen und gemeinsame Bedürfnisse zwischen verschiedenen Interessensgruppen besser zu identifizieren.

Nachdem die aggregierten Anforderungen gesammelt und im Rat kommuniziert wurden, beginnt die Arbeit, jedes obligatorische und optionale Metadatenfeld zu spezifizieren und alles in einem Datenwörterbuch als Referenz zusammenstellen. Diese gemeinschaftliche Arbeit trägt dazu bei, die priorisierten Metadaten zu rationalisieren, mit dem Ziel, das Wesentliche zu erfassen, ohne es für die Endbenutzer zu aufwendig zu machen.

Der Rat wird auch für die Aufklärung und Kommunikation der Metadatenstrategie und deren praktische Umsetzung für die gesamte Organisation verantwortlich sein. Dies erfordert wahrscheinlich Treffen mit verschiedenen Teams, um zu erklären, warum Metadaten so wichtig sind und wie sie Einzelpersonen bei ihrer täglichen Arbeit helfen können sowie welche spezifischen Metadaten erfasst werden sollten und wie dies zu tun ist. Wenn jeder den Wert von Metadaten für sich selbst und seine Kollegen versteht, entsteht die nötige Dynamik und Begeisterung, um die Akzeptanz und Compliance zu steigern.

Der Rat kann auch eine Rolle dabei spielen, festzulegen, wie und wann Metadaten erfasst werden, einschließlich der Abgabe von Technologieempfehlungen. Beispielsweise ermöglicht die Bereitstellung der harmon.ie 365 Suite Endnutzer nicht nur, Dateien per Drag & Drop aus Outlook in Teams oder SharePoint zu ziehen, sondern integriert auch die Metadatenerfassung direkt in den Workflow und fordert sie auf, obligatorische oder optionale Metadatenfelder als Teil des Prozesses zu definieren.
 

Wie oft sollte ein Metadatenbeirat zusammentreten? 
 

Der Rat muss sich zunächst einige Male treffen, um Metadaten zu definieren, die den Geschäftszielen jedes Teams entsprechen.

Künftig sollte der Rat einen regelmäßigen Sitzungsrhythmus festlegen, bei dem die Interessensgruppen neue Anforderungen oder Bedenken hinsichtlich der bestehenden Sammlung von Metadaten äußern können. Metriken zu Metadatenfelder und die Verwendung bestimmter Tags sollten auf der Tagesordnung stehen, um zu prüfen, ob Metadatenfelder oder -werte aufgrund von unzureichender Nutzung oder Änderungen im Unternehmen „eingestellt“ oder von obligatorisch auf optional (oder umgekehrt) umgestellt werden sollten.

Es ist auch ein Forum, um etwaige Herausforderungen zu diskutieren oder Best Practices für die Einführung von Metadaten im gesamten Unternehmen auszutauschen.
 

Überblicken ohne Überforderung

Letztendlich lässt sich der Erfolg eines Metadatenbeirats an der allgemeinen Akzeptanz von Metadaten durch die Organisation sowie an der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Nützlichkeit der Metadaten selbst als auch mit dem für ihre Eingabe und Pflege erforderlichen Prozess messen. Das Finden und Aufrechterhalten der richtigen Balance ist der Schlüssel zur Erstellung einer nachhaltigen Metadatenstrategie.

Wenn es richtig gemacht wird, kann es die Effizienz der Mitarbeiter steigern, die Compliance erhöhen und die Automatisierung und das Informationsmanagement erleichtern. Wenn Sie mehr  Informationen über die Verwendung von Metadaten zum Organisieren von Dateien in Microsoft Teams erhalten möchten, finden Sie in unseren weiteren Blog-Beiträgen mehr zu diesem Thema.

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