Nutzung von Metadaten für das E-Mail-Management

Das Verfassen von Nachrichten oder Dateien hat große Auswirkungen in Unternehmen, die einer Reihe von Richtlinien zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Punkto Sicherheit oder Datenverwaltung unterliegen. In der Sekunde, in der ein Dokument gespeichert oder eine E-Mail gesendet wird, beginnt die Uhr zu ticken, wie mit diesen Datensätzen in Zukunft umgegangen wird.

 

Der Umfang der Einhaltung sowohl interner als auch branchenspezifischer Vorschriften ist für viele IT-Experten frustrierend, die versuchen, ihr Unternehmen durch diesen nicht enden wollenden Spießrutenlauf zu führen. Und während Dateien und Dokumente ihre eigenen besonderen Nuancen aufweisen, stellen E-Mails nochmal eine ganz einzigartige Herausforderung dar.
 

Warum E-Mails schwierig sind

In erster Linie senden und empfangen die meisten Nutzer exponentiell mehr geschäftsbezogene E-Mails im Vergleich zu den tatsächlichen Dateien, mit denen sie zu tun haben. Dabei sind aber die meisten dieser E-Mails nicht sehr wichtig. Darüber hinaus haben Kollaborationsplattformen wie SharePoint und Microsoft Teams große Sprünge bei der Verwaltung von Problemen mit der Versionskontrolle gemacht, sodass jetzt viel weniger Iterationen und Kopien dieser Dateien im Umlauf sind.

 

Abgesehen von der schieren Menge an E-Mails im Vergleich zu anderen Dateien und Dokumenten, die unter eine Aufbewahrungs- oder Vernichtungsrichtlinie fallen können, haben E-Mails auch keine Standardnamenskonventionen. Was auch immer jemand am Anfang des Threads in die Betreffzeile geschrieben hat, bleibt oben, auch wenn die Konversation in andere Themen abdriftet.

 

Und da es sich bei E-Mails um Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Personen handelt, landen sie oft in mehreren Posteingängen innerhalb eines Unternehmens. Die Nutzer wissen dabei aber nicht, wie andere in der Konversation mit diesen Nachrichten umgehen.
 

Wie Metadaten helfen

Durch die Archivierung von E-Mails in SharePoint oder Microsoft Teams werden Nachrichten nicht mehr in Outlook sondern in einer besseren Umgebung aufbewahrt, verwaltet und (eventuell) vernichtet. Es ermöglicht Unternehmen auch, Metadaten für einen ganzheitlicheren und umfassenderen Ansatz zu nutzen, um zu verstehen, was diese E-Mails enthalten und was dies in Bezug auf die Compliance bedeutet.

Metadaten sind für E-Mails aus mehreren Gründen besonders wertvoll:

• Einzelne E-Mails können mehrere Themen, Kunden, Produkte oder Transaktionen berühren. Dies macht die Ablage an einem einzigen Ort problematisch, wenn verschiedene Aspekte der E-Mail je nach Inhalt unter mehrere Richtlinien fallen.
• E-Mails fehlen auch oft wichtige identifizierende Informationen in ihren Betreffzeilen. Jede Nachricht könnte zwar manuell umbenannt werden, um ihren Inhalt widerzuspiegeln, aber das ist keine besonders skalierbare oder zuverlässige Lösung.
• E-Mails sind auch – im Vergleich zu anderen Dateitypen – irgendwie komplex. Sie können andere Dateien angehängt haben, sie können Bilder und/oder Text enthalten, aber sie haben nicht immer nur eines von beidem. Eine Nachricht könnte als Antwort auf eine vorherige E-Mail im Thread nur „Kling gut“ lauten, während eine andere, Tausende von Wörtern formatierten Text enthalten könnten. All diese Variabilität macht es schwierig, immer die perfekte „Box“ zu haben, in der man es aufbewahren kann.

Durch die Möglichkeit, E-Mails mit mehreren Werten zu versehen, schaffen Metadaten eine ganzheitliche Topografie von Informationen, um die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinien zu unterstützen. Jede einzelne E-Mail kann über mehrere Dimensionen hinweg und – falls zutreffend – mit mehreren Werten für jede Property getaggt werden.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einer Anwaltskanzlei eine E-Mail archiviert, die sich auf einen Fall bezieht, können mehrere Metadaten-Tags angewendet werden, z.B.:

• Kunde
• Fallnummer
• Fallphase (d.h. Beweisaufnahme, Gerichtsverhandlung, Berufung)
• Veranstaltungsort (z.B. Landkreis, Bundesland, Bund)
• Thema (z.B. physische Beweismittel, eidesstattliche Erklärung, Debitorenbuchhaltung, Reiselogistik)
• Zugewiesenes Personal

 

Durch die Zuweisung dieser verschiedenen Metadaten-Tags wird diese E-Mail nun in mehreren Dimensionen richtig kategorisiert, und andere Metadaten (einschließlich Zeitstempel und Vertragslaufzeit) informieren über die eher kalenderbasierten Aspekte der Richtlinien. Dies bietet den dringend benötigten Kontext bei der Implementierung sowohl manueller als auch automatisierter Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinien in SharePoint und Microsoft Teams.
 

Optimierung der Einhaltung von Vorschrift für Outlook-Nutzer mit harmon.ie 

Während die Vorteile der Kennzeichnung archivierter E-Mails mit Metadaten offensichtlich sind, ist es eine andere Sache, dies in der Praxis durchgängig zu erreichen. Es ist schon schwer genug, die Nutzer dazu zu bringen, ihre E-Mails ordnungsgemäß zu archivieren… Jetzt sollen auch noch jedes Mal Metadaten hinzugefügt werden?

Es gibt zum Glück eine einfache Lösung, die das Leben einfacher macht. Mit der harmon.ie 365 Suite kann die Archivierung von E-Mails in SharePoint oder Microsoft Teams per Drag-and-Drop direkt in Outlook erledigt werden.

Darüber hinaus können Unternehmen harmon.ie so konfigurieren, dass die Definition einiger Metadatenfelder obligatorisch ist, um den Archivierungsprozess abzuschließen. Dadurch wird das Metadaten-Tagging als Teil dieses Schritts direkt in den Nutzer-Workflow eingefügt, anstatt es zu einer Folgeaufgabe zu machen, die abgeschlossen werden kann oder auch nicht.

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