OneDrive vs. SharePoint: Was ist wann zu verwenden?

Für geübte Microsoft-Anwender gehört es bereits zum Alltag, aber für die meisten Nutzer erscheinen OneDrive und SharePoint auf den ersten Blick ziemlich ähnlich und es ist kein klarer Unterschied erkennbar. Beide Microsoft 365-Lösungen sind dazu gedacht, Dokumente zu speichern, Dateien in der Cloud zu speichern und Links zu Dateien zu senden, anstatt sie an E-Mails anzuhängen. Abgesehen von dieser Gemeinsamkeit unterscheiden sie sich jedoch erheblich.

Es ist sehr hilfreich, die wichtigsten Unterschiede von Beginn an zu verstehen, um von Anfang an die effizienteste und konformste Umgebung erstellen zu können. Durch diese Variationen eignen sich OneDrive und SharePoint für unterschiedliche Anwendungen, aber sobald der Nutzer die grundlegenden Konzepte verstanden haben, wird klar, welche Lösung besser zu dem jeweiligen Anwendungsfall passt.  
 

Persönliche Speicherung vs. Zusammenarbeit

Grundlegend eignet sich OneDrive am besten für Microsoft-365-Nutzer, die ihre eigenen Dateien an einem Ort speichern und von überall aus darauf zugreifen möchten. Im Gegensatz dazu bietet SharePoint einen besseren Aufbewahrungsort für Dateien, die mit anderen geteilt und bearbeitet werden sollen.

Diese Unterscheidung ist nicht willkürlich entstanden. Die Funktionen der jeweiligen Lösungen bieten eine überlegene Nutzungserfahrung für unterschiedliche Anwendungsfälle. Der einfachste Weg, diese beiden Produkte zu unterscheiden, besteht jedoch darin, dass OneDrive eine persönliche Bibliothek ist, während SharePoint als Dokumentenverwaltungslösung positioniert ist.
 

OneDrive, ein Besitzer

OneDrive verwendet ein Single-Ownership-Modell. Die Benutzer, die die Datei erstellen, sind Eigentümer der Datei, und niemand sonst kann diese Datei ohne ihre ausdrückliche Erlaubnis anzeigen, bearbeiten oder kommentieren. Der Eigentümer behält alle Rechte zur Bearbeitung oder Gewährung des weiteren Zugriffs.

OneDrive ist eine hervorragende Backup-Lösung für die Dateien, an denen gerade gearbeitet wird, da man von jedem Gerät oder Browser aus darauf zugreifen kann. So können katastrophale Datenverluste vermieden werden, falls dem primären Computer, an dem die Datei bearbeitet wird, etwas zustößt.

Da jeder Benutzer besitzt, was sich in seinem OneDrive befindet, kann nur der Benutzer diese Dateien freigeben. Sollte dieser Benutzer gerade nicht verfügbar sein, können seine Kollegen leider nicht auf diese Dateien zugreifen. Ein weiterer Nachteil ist, dass, da OneDrive-Dateien nur ihrem Ersteller gehören, alle OneDrive-Dateien automatisch innerhalb von 30 Tagen entfernt werden, wenn diese Person das Unternehmen verlässt. Deshalb ist OneDrive für Aufzeichnungs- und Informationsverwaltungszwecke ungeeignet.
 

Freigabe von Anfang an mit SharePoint

Im Gegensatz zu OneDrive kann in dem Moment, in dem eine Datei zu SharePoint hinzugefügt wird, jeder andere Benutzer, mit Zugriff, damit beginnen, seine eigenen Bearbeitungen und Änderungen an der Datei vorzunehmen. Dies macht es zum perfekten Ort für die Zusammenarbeit, aber nicht zu einem idealen Speicherort für Dateien, die man für sich behalten möchte.

SharePoint ist wie ein riesiger, digitaler Aktenschrank organisiert. Dateien werden in verschiedenen Ordnern gespeichert, und der Zugriff kann bei Bedarf sowohl auf Ordner – als auch auf Dateiebene gewährt werden. Als zentralisierte Speicherlösung eignet es sich auch für die Datenaufbewahrung und Archivierung von Dateien, inklusive E-Mails, auf die andere in Zukunft möglicherweise zugreifen müssen. Dadurch eignet es sich viel besser für alles, was unter die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften fällt und beaufsichtigt werden muss.

Da SharePoint auch als Intranet eines Unternehmens dienen kann, verfügt es über viele andere Funktionen, darunter Dashboards, Aufgaben und Kalender für Teams, um Projekte und Initiativen zu verwalten. Ein wichtiger zu beachtender Punkt ist, dass sich Unternehmen für eine lokale SharePoint-Instanz entscheiden können. Dies wirkt sich nicht auf die Benutzererfahrung oder den Business Case für die Verwendung oder Nichtverwendung von SharePoint aus, aber es macht einen bemerkenswerten Unterschied zwischen den beiden Lösungen. 
 

Wann sollten Dateien von OneDrive nach SharePoint verschoben werden? 

Mit Dateien, die auf OneDrive und SharePoint gespeichert sind, und neuen Daten, die regelmäßig in den Outlook-Posteingang der Nutzer fließen, kann es schnell schwierig werden, alle Dateien klar aufzuteilen. Es gibt zum Glück eine schnelle und einfache Lösung für dieses Problem.

Mit der harmon.ie 365-Suite müssen Benutzer nicht separat in SharePoint und OneDrive suchen, sondern können direkt in ihrem Outlook-Fenster suchen und Dateien in OneDrive oder SharePoint über eine Abfrage finden. Dies erspart die lästige Suche an mehreren Orten, nur um die Datei zu finden, die benötigt wird. Und wenn Dateien von einem Ort zum anderen kopiert oder verschoben werden müssen, funktioniert das mit der harmon.ie 365-Suite viel besser und ganz einfach mit einem schnellen Ausschneiden und Einfügen der Dateien, ohne dafür Outlook verlassen zu müssen.

Unabhängig davon, ob Dateien auf OneDrive, SharePoint oder an beiden Speicherorten gespeichert werden, profitieren alle Benutzer davon, wie schnell und einfach die 365-Suite von harmon.ie die beiden Lösungen verbindet. Starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion, um zu verstehen, worum es bei der ganzen Problematik geht und wie die harmon.ie 365-Suite ihr Dateimanagement verbessern kann.

Lesen Sie außerdem in einem weiteren Blog-Beitrag, wie harmon.ie auch den Prozess des Speicherns von Dateien in Microsoft Teams optimiert.