REHAU - Kritische Informationen mit harmon.ie zusammenbringen
Branche
Konstruktion und Fertigung
Land
Deutschland
Fimengröße
20.000 Beschäftigte
Wir haben festgestellt, dass eine harmon.ie- und SharePoint-Lösung 95 % oder fast 100 % unserer Anforderungen abdeckt... Es ist viel kostengünstiger als eine spezialisierte Lösung eines Drittanbieters.
Christian Steier
Legal Digital Officer at REHAU Group
Zusammenfassung
Die Rechtsabteilung hat Niederlassungen in mehreren Ländern. Vor der Einführung von harmon.ie bedeutete dies mehrere Dateispeicherungssysteme an mehreren Standorten. Durch den Einsatz von harmon.ie innerhalb ihrer SharePoint- und Office-Umgebung führt die REHAU Gruppe bisher unterschiedliche Informationen an einem Ort zusammen.
Über die REHAU Gruppe
Die Menge an Informationen, die von der Rechtsabteilung erfolgreich verarbeitet werden muss, ist groß und für die Geschäftsfunktionalität im gesamten Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Daher war die richtige Lösung nicht nur für die Rechtsabteilung, sondern auch für unternehmensweiten Erfolg entscheidend.
Die Herausforderung: Ineffizienz und Risiko
- Das Speichern von E-Mails und Dokumenten an verschiedenen Orten bedeutete, dass die Menschen viel Zeit damit verbrachten, unterschiedliche Plattformen nach Informationen oder Ressourcen zu durchsuchen.
- Verschiedene Versionen von Dokumenten, die über verschiedene Medien und an verschiedenen Orten verbreitet und gespeichert wurden, stellen ein Sicherheitsrisiko dar und eröffneten die Möglichkeit eines „Dokumentenchaos“.
Die Lösung: Ein einziger gemeinsamer Bereich
Die Rechtsabteilung von REHAU wünscht sich ein allgemein zugängliches, zentrales Aktensystem, das eine einzige Version jedes Dokuments verwaltet, die in ihren internationalen Büros standardisiert ist.
Das sensible rechtliche Informationen jedoch häufig per E-Mail ausgetauscht wurden, wurde es schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Dokumentenversion die aktuellste war. REHAU erkannte, dass es SharePoint und Outlook kombinieren musste, um den Informationsaustausch zu vereinheitlichen.
harmon.ie hilft bei der Verwaltung von Fällen und rechtlichen Angelegenheiten weltweit
Die Vorteile von SharePoint als Repository der Wahl wurden realisiert, indem die Lösung von harmon.ie zum Informationsaustauschprozess hinzugefügt wurde, was es für seine Benutzer einfacher machte. harmon.ie verwendet eine einfache Drag-and-Drop-Funktion, um Benutzern zu helfen, E-Mails und Anhänge in SharePoint mit den richtigen Metadaten abzulegen und Outlook und SharePoint zusammenzubringen. Damit konnte die Rechtsabteilung der REHAU Gruppe die wirklich universelle Filesharing-Infrastruktur schaffen, die ihre globalen Anforderungen erforderten.
harmon.ie stellte REHAU vom ersten Tag an eine Lösung zur Verfügung, die 95-100% des Bedarfs abdeckte. Und das zu einem deutlich kostengünstigeren Preis als eine spezialisierte Drittanbieterlösung.
Die Ergebnisse
Mit harmon.ie kann REHAU E-Mails und Dokumente einfach speichern und verwalten. Die ist ein großer Vorteil, wenn es um die Verwaltung von Fällen geht. Mithilfe der SharePoint-Dokumentstrukturtechnologie und harmon.ie Metadaten können Informationen wie Fristen, Wiedervorlagen, Verhandlungen und andere fallbezogene Informationen konsistent und schnell organisiert werden, was in der Rechtswelt unerlässlich ist. Und Abteilungsmitarbeiter können Datensatzdokumente zur sicheren Aufbewahrung einfach per Drag & Drop in den richtigen Ordner in SharePoint ziehen.
harmon.ie schafft einen sicheren und effizienten Arbeitsplatz
harmon.ie ermöglicht es REHAU, die Lücke zwischen E-Mail und SharePoint zu schließen, was bedeutet, dass es alles, was die Abteilung zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt, von einem zentralen Ort aus einfacher speichern, organisieren und freigeben konnte. Die REHAU Gruppe ist dank der Effizienzsteigerungen, die SharePoint und harmon.ie bieten, ein effektiveres und sichereres Unternehmen.
harmon.ie ermöglichte es REHAU, E-Mails wie andere rechtliche Dokumente zu behandeln
Die ineffiziente Speicherung von Informationen führte dazu, dass wichtige Dokumente und Daten, die für die REHAU Rechtsabteilung relevant waren, oft in einzelnen Posteingängen isoliert oder falsch in SharePoint gespeichert wurden, so dass sie kaum gefunden werden konnten. Dies verlangsamte Prozesse, beeinflusste wichtige Entscheidungen, störte wichtige Managementprozesse und gefährdete Daten.
Mit harmon.ie kann die Rechtsabteilung nun wichtige Informationen genau erfassen und Fallakten schnell mit den richtigen Metadaten klassifizieren. Dies bedeutet, dass Fallinformationen von den relevanten Parteien leichter gefunden werden können, wenn sie benötigt werden.
Bessere Zusammenarbeit mit Drittanbietern
Oft arbeitet die Rechtsabteilung der REHAU Gruppe mit mehreren Drittanwälten oder Paralegals an demselben Fall. Vor harmon.ie hatten sie Schwierigkeiten, all die verschiedenen Versionen von Dateien, Dokumenten und E-Mails zu organisieren, mit denen jede Partei arbeitete. Lange E-Mail-Threads mit unterschiedlichen Versionen können jetzt durch sichere Links zur neuesten Version jedes wichtigen Dokumentes ersetzt werden. Dies kann dann einfacher und sicher mit Dritten geteilt werden – was allen viel Zeit und Kopfschmerzen erspart.
Bereit loszulegen?
