Daimler E-Mail- und Dokumentenverwaltung mit harmon.ie

Die Daimler AG ist ein multinationaler Automobilkonzern mit Hauptsitz in Stuttgart. 1883 als Benz & Company gegründet, wurde das Unternehmen 1926 zu Daimler-Benz und 2007 zur Daimler AG. Zur Daimler AG gehören auch Daimler Financial Services, die in mehr als 40 Ländern Finanzierungs-, Leasing-, Versicherungs-, Flottenmanagement-, Versicherungsdienstleistungen, Bank- und Kredit-/Debitkartendienstleistungen anbieten, sowie Car2Go, ein Carsharing-Service, der in vielen europäischen und nordamerikanischen Städten tätig ist.

Die Daimler AG beschäftigt weltweit 280.000 Mitarbeiter, verkaufte 2014 2,5 Millionen Fahrzeuge und trug zu einem Umsatz von knapp 130 (166) Milliarden US-Dollar bei. Daimler ist vor allem für seine ikonische Mercedes-Benz-Linie bekannt und besitzt oder ist an mehreren Auto-, Bus-, Lkw- und Motorradmarken beteiligt, was es zum größten Lkw und 13. Größten Automobilhersteller der Welt macht.

Daimler setzt auf die nahtlose Koordination des Wissensaustauschs innerhalb eines globalen Imperiums, um seine Position als Weltklasse-Fahrzeughersteller zu behaupten. Von Führungskräften bis hin zu Verwaltung ist die Organisation sehr engagiert, um sicherzustellen, dass Meetings zu Strategien und operativen Taktiken zu positiven Ergebnissen führen. Dazu ist es entscheidend, dass alle Teilnehmer nach dem gleichen Playbook arbeiten – eine große Herausforderung für ein Unternehmen, an dessen Meetings in der Regel Führungskräfte teilnehmen, die über die ganze Welt verstreut sind und sich stark auf ihre gemeinsamen Kalender und Dokumente verlassen, die sich bis zu Stunden oder sogar Minuten weiterentwickeln können, bevor die Teilnehmer per Videokonferenz miteinander verbunden sind.

Abgesehen von der Fluidität ihrer Dokumente stand Daimler vor einer zweiteiligen Herausforderung der strategischen Zusammenarbeit: Einerseits mussten Führungskräfte während hochrangiger Meetings per Fingertipp auf die neuesten Dokumente und Präsentationsfolien auf ihren mobilen Geräten zugreifen; Auf der anderen Seite benötigten Manager und Support-Mitarbeiter, die für die Organisation und Einspeisung von Dokumenten in die Besprechungen verantwortlich waren, ein zuverlässiges, benutzerfreundliches Tool, um die Geißel der „Versionitis“ zu beseitigen, die selbst die effizientesten Mitarbeiter, die mit Eingaben aus mehreren Quellen zu tun haben, so oft überfordert.

Schlechte Erfahrungen mit Dokumentenversionen gingen zurück, als das Unternehmen von frühen SharePoint-Versionen auf die neueste Version umstellte. „SharePoint 2013 ist wirklich eine große Verbesserung“, sagt Daniel Schulte, Leiter des IT Senior Executive Service von Daimler. Das kritische Problem der Benutzerfreundlichkeit hemmte jedoch weiterhin die Effizienz, da die mangelnde Integration zwischen Outlook und SharePoint dazu führte, dass Supportmitarbeiter mehrere Schritte ausführen mussten, um Dokumente aus E-Mails auf den SharePoint-Server zu übertragen, und Führungskräfte gezwungen waren, ihre mobilen Geräte durch Extrahieren von Dokumenten aus ZIP-Dateien oder Flash-Laufwerken zu aktualisieren. Viele Benutzer dachten immer noch in Hierarchien und Ordnern, nicht in Metadaten, und Daimler brauchte eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu fördern und die Leistungsfähigkeit von SharePoint voll auszuschöpfen.

Betreten Sie harmon.ie, dessen einfache, intuitive Lösungen es Unternehmen und ihren Mitarbeitern leicht machen, Dokumente mit SharePoint, Office 365 und anderen Microsoft-Kollaborationstechnologien zu speichern, zu klassifizieren, abzurufen und zu aktualisieren.

„Anfangs haben wir eine einfache Dateifreigabe per E-Mail durchgeführt, wobei beispielsweise die neueste Version einer PowerPoint-Präsentation in die Dateifreigabe gelegt und über einen USB-Stick mit dem mobilen Gerät der Führungskraft synchronisiert oder schlimmer noch, per E-Mail als ZIP-Datei an ihn gesendet wurde“, bemerkt Schulte. „Er müsste dann das Dokument extrahieren, was offensichtlich nicht sehr praktisch ist.“ Schulte erklärt, dass Führungskräfte tendenziell traditioneller und konservativer sind als die technisch versierten Manager und Supportmitarbeiter. „Sie könne es sich nicht leisten, sich in komplizierten Schritten zu verzetteln, um ein Dokument zu manipulieren. Sie brauchen nur, dass der Workflow einfach und effizient ist.“

Daimler betreibt eine cloudbasierte SharePoint-Site für Mitarbeiter im gesamten Unternehmen, wobei Führungskräfte auch eine „On-Premise“-Bereitstellung nutzen, um ihnen einen einfachen Zugriff auf sensible Dokumente zu ermöglichen, die zusätzliche Sicherheit erfordern. „Dank der harmon.ie Mobile-Lösung können Daimler-Führungskräfte, die mit der SharePoint-App auf ihren mobilen Geräten ausgestattet sind, Inhalte aus dem gesamten Unternehmen sofort abrufen und synchronisieren, um sicherzustellen, dass sie in wichtigen Meetings die neuesten Ideen zur Hand haben.“

harmon.ie Email hat auch die Zusammenarbeit unterhalb der Führungsetage von Daimler verbessert, indem es die Lücke zwischen Outlook und SharePoint schließt. Trotz der verbesserten Benutzerfreundlichkeit von SharePoint 2013 im Vergleich zu früheren Versionen blieb der Widerstand von Managern und Supportmitarbeitern in Bezug auf Outlook bestehen, bei dem sie weiterhin Dokumente aus E-Mails auf den Desktop herunterladen und dann auf den SharePoint-Server ablegen mussten. Nach dem Erreichen des ursprünglichen Ziels von Daimler, mobile Geräte mit SharePoint auszustatten, hat sich das Unternehmen nun seinem zweiten Ziel zugewandt: Support-Mitarbeiter zu ermutigen, die Zusammenarbeit über SharePoint zu vertiefen.

„Wir hielten es für sinnvoll, alles zusammenzuführen, damit nicht nur die Führungskräfte eine nahtlose SharePoint-Erfahrung genießen können, sondern auch die Assistentin im Backoffice“, sagt Schulte. Das Verteilen von Dokumenten unter Dutzenden von Mitarbeitern zum Anzeigen, Kommentieren, Ändern und Genehmigen erzeugt einen enormen Fluss von E-Mail-Verkehr, und es ist sehr leicht, den Überblick über die richtige Version zu verlieren. Aber harmon.ie Email ermöglicht es Daimler-Nutzern, E-Mail-Nachrichten und Anhänge über eine Seitenleiste im Outlook-Fenster direkt in SharePoint zu speichern. Außerdem werden E-Mails automatisch nach Kategorien wie „An“ und „Von“ und „Betreff“ in SharePoint-Metadaten klassifiziert, um das Abrufen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

harmon.ie hat es Daimler ermöglicht, sein Ziel zu erreichen, die Zusammenarbeit durch SharePoint zu vertiefen und sicherzustellen, dass Führungskräfte und Support-Mitarbeiter jederzeit ein einziges Exemplar der Wahrheit teilen. Doch der Schlüssel liegt für Schulte in der Benutzerfreundlichkeit. „harmon.ie hat es den Leuten leicht genug gemacht, Zugang zu Dokumenten zu erhalten. Ich denke, wir sind am erfolgreichsten, wenn Benutzer reibungslos zusammenarbeiten können, ohne zu merken, dass sie SharePoint verwenden“, sagt er.

Daimler setzt die Einführung von harmon.ie fort, da die ersten Erfolge das Unternehmen ermutigt haben, das Projekt auf andere Funktionsbereiche auszudehnen. „Ich bin mit der Umsetzung und Überwachung des Projekts mit dem oberen und unteren Management beschäftigt, aber wir führen bereits Pilotprojekte mit dem globalen Initiativeprogramm durch, das auch dieselben Tools verwendet“, sagt Schulte.

 Für die Zukunft sieht Schulte eine Zukunft mit mehr Zusammenarbeit und besserem Dokumentenmanagement. Ohne Zweifel freut er sich, dass harmon.ie einen langen Weg zurückgelegt hat, um Daimler von der häufigsten Krankheit datengesteuerter Unternehmen zu heilen: Versionitis. Er ist auch angenehm überrascht über den relativ geringen Lärm von Benutzern innerhalb des Unternehmens nach einer so großen Implementierung. Er kommt zu dem Schluss: „Wenn ich nicht viel Feedback bekomme, bedeutet das, dass die Benutzer keine Probleme haben.“