Bosch verwaltet E-Mails und Dokumente mit harmon.ie und SharePoint

Die Bosch-Gruppe ist ein weltweit führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen. Das Unternehmen beschäftigt weltweit rund 400.000 Mitarbeiter und erzielte 2019 einen Umsatz von 77,7 Milliarden Euro. Die Aktivitäten gliedern sich in vier Unternehmensbereiche: Mobility Solutions, Industrial Technology, Consumer Goods sowie Energy and Building Technology. Die Bosch-Gruppe umfasst rund 440 Tochter- und Regionalgesellschaften in 60 Ländern. Inklusive Vertriebs- und Servicepartnern deckt das globale Fertigungs-, Engineering- und Vertriebsnetz von Bosch nahezu alle Länder der Welt ab.

Wie alle Unternehmen ist Bosch bei seinem globalen Geschäft stark auf E-Mail angewiesen. Tatsächlich werden täglich 9-10 Millionen geschäftliche E-Mails im gesamten Unternehmen ausgetauscht. Und wie bei vielen Unternehmen werden auch bei Bosch häufig Geschäftsunterlagen und andere wichtige Informationen per E-Mail ausgetauscht. E-Mails im Zusammenhang mit Unternehmensaktivitäten in Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Technik, Qualtitätsicherung und Personalwesen sind nur einige Beispiele für kritische E-Mail-Anwendungen. 

Da so viel von geschäftskritischen E-Mails abhängig ist, sind persönliche Postfächer in Exchange und Outlook keine geeigneten Aufbewahrungsorte zum Speichern solcher Informationen. Daniel Stuch, Senior Project Leader Application Development and Rollout, erklärt, warum; „Mitarbeiter und Kollegen haben keinen Zugriff auf die persönlichen Postfächer anderer. Wenn es also um E-Discovery geht oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, haben wir einfach keinen Zugriff auf kritische Geschäftsinformationen“.

In der Vergangenheit nutzte Bosch SAP-Portal-Räume für das E-Mail-Datensatzmanagement. Als der Support für dieses Produkt endete, wurde ein Projekt gestartet, um einen Ersatz zu finden. Ursprünglich erwog Bosch, einfach Dateifreigaben für die E-Mail-Speicherung zu verwenden, erkannte jedoch schnell, dass diese Option die Kerngeschäftskontrollen, einschließlich Zugriffkontrollen und Transparenz über den Zugriff und die Nutzung von Informationen, nicht erfüllen konnte. „Bei Dateifreigaben haben Sie kein voll funktionsfähiges Dokumentenmanagementsystem, sondern nur Speicher.“, sagt Stuch. Ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem wurde benötigt und nach einer detaillierten Bewertung der Optionen entschied sich Bosch für SharePoint, zunächst für SharePoint On-Premise. Als vollwertige Records-Management-Lösung ermöglicht SharePoint Bosch-Mitarbeitern, Inhalte anhand von Metadaten genau zu klassifizieren und so Governance- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Die Wahl von SharePoint passte zu den Plänen von Bosch, seine Infrastruktur ab 2020 in die Office 365 Cloud zu migrieren, um eine reibungslose Migration auf SharePoint Online zu ermöglichen. Mit einer breiten und heterogenen Benutzergemeinschaft erkannte Bosch , dass es ein zusätzliches Produkt brauchte, um es typischen Geschäftsanwendern zu erleichtern, wichtige geschäftliche E-Mails in SharePoint zu erfassen und zu klassifizieren. Eine Reihe von Produkten, darunter harmon.ie, wurde zur Bewertung ausgewählt.

Es wurde ein strenger Produktauswahlprozess definiert und wichtige Bosch-Geschäftsbereiche ausgewählt, um an den Prozess teilzunehmen. Mit 77 Testanwendern aus verschiedenen Abteilungen Produktmanagement, Projektmanagement und Einkauf wurde ein „Proof of Concept“ durchgeführt. Am Ende des Prozesses wurde harmon.ie als Produkt der Wahl für Bosch ausgewählt.

„Wir haben harmon.ie ausprobiert und sehr gute Ergebnisse erzielt“

harmon.ie wurde ausfolgenden Hauptgründen ausgewählt:

• Datensatzverwaltung – In erster Linie erfüllte harmon.ie die geschäftlichen Anforderungen an die Speicherung von E-Mails in SharePoint.
• Benutzererfahrung – Das Ziehen und Ablegen von E-Mails aus dem Komfort von Outlook nach SharePoint ist mit harmon.ie sehr schnell und einfach. „Wenn Sie einen Geschäftsdatensatz per E-Mail erhalten, müssen Sie ihn auf der richtigen SharePoint-Website ablegen, und das ist so mühsam, wenn sie zwei unabhängige Anwendungen haben. Die Integration von SharePoint-Websites in Outlook, der wichtigste Ort, an dem jeder morgens aufwacht und seinen Tag beginnt, das ist einer der harmon.ie Vorteile.“
• Produktivität – Mit harmon.ie „können Benutzer auf ihre Inhalte auf SharePoint-Websites zugreifen, mit ihnen arbeiten, sie öffnen und sogar alles von einer neuen Version bis hin zu einem neuen Revisionssatz erstellen, und das ermöglicht es den Benutzer, in ihrer bekannten Umgebung [Outlook] zu bleiben, ohne die Anwendung wechseln zu müssen.“
• Nachhaltige, langfristige Geschäftsbeziehung – Bosch war beeindruckt von dem Geschäftsansatz von harmon.ie. „harmon.ie war auf der Suche nach einer Lieferanten-Kunden-Partnerschaft und nicht nur nach reinem Verkauf, und das passt sehr gut zu unseren Unternehmenswerten.“

Nach der Auswahl wurde Bosch ein harmon.ie stufenweiser Rollout-Implementierungszeitplan festgelegt. Die erste Stufe ist ein Pre-Pilot mit 1000 Anwendern, gefolgt von einer Pilotphase mit 6000 Anwendern und schließlich einem weltweiten Rollout für alle 360.000 Bosch-Geschäftsanwender. Die Schulung der Endanwender bei Bosch erfolgt über Self-Service über interne geschäftliche soziale Medien, die unternehmenseigene Docupedia und durch videobasierte Schulungen über die BoschTube-Anlage.

Die kombinierte SharePoint/harmon.ie-Lösung unterstützt Bosch bei der Verwaltung von Millionen von täglichen E-Mails, einschließlich der Geschäftsdatenansätze, auf die Kollegen zugreifen müssen. Die E-Mails stehen auch für zukünftige Audits und E-Discovery zur Verfügung. Die Möglichkeit, wichtige E-Mails einfach zu finden, ist ein wichtiger Bestandteil des Information Governance und Compliance-Programms von Bosch.

Durch die einfache Verwendung hat harmon.ie die Akzeptanzrate von SharePoint erhöht. „harmon.ie SharePoint für die Menschen zugänglicher machen, und mit einer verbesserten Akzeptanzrate und einer verstärkten Nutzung von SharePoint haben wir auch die Vorteile erreicht, die wir uns von SharePoint gewünscht haben“ sagt Stuch.

Ein Nebeneffekt der SharePoint-Lösung ist, dass Bosch eine Reduzierung der als E-Mail-Anhänge versendeten Dokumente sieht. Dies verringert nicht nur das Datenvolumen, sondern verhindert auch das Chaos bei der Versionierung von Dokumenten. „Es werden weniger Daten durch Anhänge gesendet – Version 1, Version 2, Version Final, Final-Final, etc. Jetzt senden die Leute Links und sie haben immer die neueste Version.“

harmon.ie hat sich auch als wirtschaftlicher Wert erwiesen – „wir haben festgestellt, dass obwohl der finanzielle Gewinn nicht der Hauptgrund für den Kauf von harmon.ie war, Sie einfach bis zu 70% der Schritte sparen oder 70% der Produktivität gewinnen, wenn Sie E-Mails per Drag & Drop verschieben.“

harmon.ie Adoption ist einfach, sagt Stuch.“Wir haben webbasiertes Training, einschließlich eines interaktiven mit Video-Screenshots. Aber auch das ist in der Regel nicht nötig. Wenn wir harmon.ie an die Leute weitergeben und ihnen sagen, dass sie es benutzen sollen, finden sie, dass es ziemlich intuitiv ist. Die Leute müssen nicht lernen, wie man harmon.ie benutzt, sie benutzen es einfach. Wenn sie Fragen zu Details haben, können sie Informationen in den entsprechenden Kanälen finden oder sich mit einem Support-Team, der Community oder sogar dem Helpdesk in Verbindung setzen.“