BAUER Gruppe vereint Informationsmanagement mit harmon.ie

Die BAUER Gruppe ist auf vielen Standorten verteilt, wobei die zentrale IT in Deutschland und regionale Abteilungen auf der ganzen Welt angesiedelt sind, darunter Singapur, Indien und die USA. Für die BAUER Gruppe war die Zentralisierung der IT-Infrastruktur und Informationen an verteilten Standorten eine zentrale Herausforderung, an deren Bewältigung harmon.ie beteiligt waren.

Die BAUER Gruppe bietet Dienstleistungen, Anlagen und Produkte für den Bau- und Maschinenbau. Das Unternehmen gliedert sich in drei Segmente:

• Konstruktion, die grundlegende Ingenieurprojekte selbstständig mit eigenen Maschinen durchführt.
• Maschinen, die die Baumaschinen liefern – ein Marktführer in der Entwicklung und Herstellung von spezialisierten Grundbaugeräten.
• Ressourcen, das sich auf Produkte und Dienstleistungen rund um Wasseraufbereitung, Biotechnologie, Umweltsanierung, Abfallmanagement und Entsalzung konzentriert, um die Projektabwicklung zu unterstützen.

Komplexe Informationsmanagementpraktiken

• Als zentrales System zur Ablage von Dokumenten und Informationen ist SharePoint der Eckpfeiler der IT-Infrastruktur der BAUER Gruppe. Es ist schwierig, lokale SharePoint-Instanzen konsistent zu verwalten, wenn sie sich in verschiedenen Teilen der Welt befinden.
• BAUER erstellte auch SharePoint-Sites auf Projektbasis, so dass ein Grundkonzept für die Speicherung von Informationen in SharePoint-Sites übrigblieb, aber keine formalen Richtlinien.
• Die Mitarbeiter der BAUER Gruppe luden Informationen aus einer Vielzahl von Quellen hoch – Netzlaufwerke, freigegebene Laufwerke und persönliche Festplatten – und machten das Informationsmanagement komplexer als nötig.

Warum Dokumentenmanagement im Bau- und Ingenieurwesen?

• Elektronische Dokumentenmanagementlösungen sind mobiler, genauer, sicherer und kollaborativer als papierbasierte Dokumente und eignen sich daher ideal für Mitarbeiter vor Ort.
• Compliance-Anforderungen und allgemeine Dokumenten-Governance würden normalerweise Bauarbeiter verlangsamen. Das Dokumentenmanagement reduziert das Risiko von Compliance-Verstößen und beseitigt den Verwaltungsaufwand für die Mitarbeiter.
• Bau- und Ingenieurunternehmen, die schneller auf ihre Dokumente zugreifen können, können die Projektabwicklungszeit und -qualität verbessern und so bessere Kundenbeziehungen gewährleisten.

Ein konsistenter und standardisierter Ansatz

• Etablieren Sie eine konsistente, definierte Praxis für das Informationsmanagement (einschließlich E-Mail), die von allen Mitarbeitern der BAUER Gruppe befolgt werden kann.
• Verwalten Sie E-Mails auf die gleiche Weise wie Dokumente, da sich eine große Anzahl geschäfts- und projektkritischer Informationen in E-Mails und E-Mail-Anhängen befindet.
• Verwenden Sie SharePoint als einzelnes Repository für Informationen, und erstellen Sie standardisierte Metadatenpraktiken, damit Informationen bei Bedarf leichter zu finden sind.

E-Mail-Management auf die nächste Stufe bringen

• Harmon.ie funktioniert im E-Mail-Posteingang des Benutzers, sodass er E-Mail-Anhänge von Outlook nach SharePoint ziehen und E-Mails wie andere Dokumente behandeln kann.
• harmon.ie automatisiert das Hinzufügen von Metadaten, wenn E-Mails und Dokumente zu SharePoint hinzugefügt werden.

Mit harmon.ie kann die BAUER Gruppe E-Mails und Dokumente in ihrer bestehenden SharePoint-Infrastruktur besser verwalten, von der Erfassung über die Klassifizierung bis hin zur einfachen Auffindbarkeit.

Festigung effektiver E-Mail-Management-Praktiken

Die BAUER Gruppe konnte aus erster Hand erleben, wie harmon.ie das Informationsmanagement verbessert, indem der Endanwender in den Mittelpunkt gestellt wird. Michaela erklärt: „Mit harmon.ie ist es wirklich einfach, E-Mails nicht nur in SharePoint zu speichern und mit Kollegen zu teilen, sondern auch automatisch aufgefordert, Metadaten hinzuzufügen. Dies hat eine routinemäßige Metadatenpraxis geschaffen, so dass jemand, der auf Informationen zugreifen muss, weiß, wie und wo er danach suchen muss. Das wissen alle unsere Mitarbeiter zu schätzen.“

Informationsmanagement, von Papier bis SharePoint

SharePoint ist essentiell für die IT, die die BAUER Gruppe am Laufen hält, aber das war nicht immer so. Ein Vorarbeiter, der vor Ort arbeitete erhielt oft papierbasierte Dokumente wie Anweisungen, Pläne und Verträge. Dadurch erhöhte sich das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder zerstört werden. Also hat die BAUER Gruppe alles online gestellt, wo ein Vorarbeiter den neuesten Bauplan in SharePoint finden konnte. Die Schaffung einer einheitlichen, organisierten Informationsstruktur hatte das Potenzial, die Art und Weise, wie die BAUER Gruppe Bauprojekte durchführt, zu revolutionieren. Aber nur, wenn es richtig gemacht wird. Alle Branchen, insbesondere BAUER Resources, mussten Informationen aus Ihren Niederlassungen auf der ganzen Welt zusammentragen, um Projekte und Operationen effektiv zu steuern. Während die Vorteile bekannt waren, bestand die Herausforderung darin, die richtige Lösung zu implementieren, wie Michaela Meissner, ECM Consultant, erklärt:

„Die zentrale IT-Abteilung bei BAUER baut auf SharePoint Server 2013 auf. Dies ist an und für sich kein Problem, aber die Tatsache, dass das Dokumentenmanagement ad hoc und projektweise funktioniert, erschwerte das Speichern und Organisieren von Informationen.“

Hochladen von Informationen aus unterschiedlichen Quellen

In der Vergangenheit wurden Projektinformationen in einer Kombination aus freigegebenen Netzlaufwerken, persönlichen Festplatten und tragbaren Laufwerken gespeichert. In Kombination mit der Individualität projektspezifischer Teamstandorte erschwerte dies die Einrichtung eines einheitlichen Prozesses für das Informationsmanagement und führte zu Ineffizienzen in fast jeder Phase des Projekts.

Wie die Bauer Group harmon.ie einsetzt

Die BAUER Gruppe suchte nach harmon.ie, um ihren Informationsmanagementprozess zu standardisieren. Durch die Technologie von harmon.ie hat die BAUER Gruppe die Outlook-Posteingänge der Mitarbeiter und die darin enthaltenen Informationen mit SharePoint zusammengeführt. Dies half ihnen, den gesamten Informationsverwaltungsprozess zu verbessern, von der Erfassung von Informationen in Outlook bis zur Klassifizierung durch Metadaten, um die Erkennung zu unterstützen.

Für die BAUER Group war es essenziell, E-Mail in diesen Ansatz einzubeziehen, wie Michaela sagt:

„Es ist wirklich wichtig, alle Informationen zu einem Projekt an einem zentralen Ort zu speichern – nicht nur Verträge oder Blaupausen, sondern vor allem E-Mails. Die meisten unserer wichtigen Informationen zu Zeitplänen, Ressourcen usw. werden in E-Mail gespeichert und aus diesem Grund ist die Integration von harmon.ie in Outlook für uns enorm.“

Die BAUER Gruppe hofft nun, ihre gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud zu verlagern, den komplexen Umstieg auf SharePoint 2016 zu bewältigen und die harmon.ie mobile App zu implementieren, um ihre Remote- und Vor-Ort-Mitarbeiter weiter zu unterstützen.