harmon.ie unterstützt die assmann gruppe bei der Bewältigung großer Bauprojekte

Die assmann gruppe ist ein Architektur-, Ingenieur-, Planungs- und Beratungsunternehmen mit Hauptsitz in Dortmund, Nordrhein-Westfalen. Die Firma wurde 1959 gegründet.

Mit den Teams aus Architekten, Ingenieuren und Wirtschaftswissenschaftlern schafft die Organisation interdisziplinäre Lösungen aus einer Hand für Generalplanung, Architektur, Tragwerksplanung und technische Ausstattung. Ergänzt wird das Leistungsportfolio durch Projektvorbereitung, Projektmanagement, Facility Management, BIM und maßgeschneiderte Konzepte.

Die Arbeit der assmann gruppe bringt für jedes Kundenprojekt eine große Anzahl von Dateien hervor – manchmal mit vielen Iterationen eines einzigen Blaupausen. Das Team benötigte eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Dateien synchronisiert bleiben, damit alle mit der neuesten Version arbeiten können, da veraltete Dateien zu Fehlern im Design, den Materialien und den Spezifikationen des Projekts führen können. Sie hatten auch manchmal Schwierigkeiten, einen einzigen Speicherort für bestimmte Dateien zu finden, die leicht in mehreren Ordnern gespeichert werden können.

Die assmann gruppe führt einen erheblichen Teil der Kundenkommunikation über Outlook durch, einschließlich des Austauschs von Informationen und Dateien mit externen Partnern. Projekt- und Standortmanager benötigten eine Möglichkeit, ihre Posteingänge schnell zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass projektbezogene E-Mails in Microsoft Teams und SharePoint gespeichert werden. Dieser zentralisierte, kollaborative Dateiverwaltungsansatz hält alle auf dem Laufenden. Bei der assmann gruppe hat jedes Team vier Kanäle, einen für E-Mails, einen für Bilder und einen für Baupläne, sowie einen allgemeinen Kanal für alle anderen Dateien und Diskussionen. Selbst im Falle eines Personalwechsels sind alle Informationen, um sich auf den neuesten Stand zu bringen, an einem einzigen Ort leicht verfügbar.

Das Abrufen projektbezogener E-Mails in Microsoft Teams hatte Priorität, da die Benutzer durch den Kanal scrollen können, um die neuesten E-Mail-Aktivitäten anzuzeigen und dann bestimmte E-Mails auszuwählen, die sie basierend auf ihren Metadaten lesen möchten.

Die assmann gruppe wusste, dass Metadaten der Schlüssel dazu sind, dass alle dieselbe Datei verwenden, anstatt mehrere Versionen an verschiedenen Orten zu speichern. Bei der Freigabe von E-Mail-Anhängen aus Outlook an Teams mit harmon.ie haben Kollegen die Möglichkeit, Metadatenwerte zuzuweisen, die das Auffinden erheblich erleichtern, was das Unternehmen auch davon abhält, sich nur auf starre Dateistrukturen zu verlassen, um Dinge zu finden.

Darüber hinaus profitieren bei der Verwendung von harmon.ie für die Freigabe von E-Mails für Microsoft Teams von der automatischen Auffüllung wichtiger Metadatenwerte für jede E-Mail, die sie kopieren oder in Teams verschieben.

Zur Vereinfachung setzt die assmann gruppe auf ein harmon.ie Feature, das das Hochladen von E-Mails in M365 automatisiert. Sie erstellen einen harmon.ie Favorit für jeden Projekt-E-Mail-Kanal und verknüpfen ihn mit einem lokalen Outlook Ordner. Auf diese Weise können Kollegen E-Mails schnell per Drag & Drop in den richtigen Outlook-Ordner ziehen und harmon.ie verschiebt die E-Mail dann an den entsprechenden Ort in Microsoft Teams, sodass die gesamte Organisation der E-Mails direkt aus dem Posteingang erfolgt, sobald sie eine wichtige Nachricht erhalten.

„ Die Kollegen können wichtige Materialien für Kundenaufträge schnell finden und gemeinsam bearbeiten, unabhängig von der Dateigröße, die für Blaupausen und technischen Spezifikationen recht groß sein kann“, sagt Thomas Zimmermann, Leiter der Abteilung Projektmanagement und Prokurist, assmann gruppe.

Da sich die die Mitarbeiter der assmann gruppe oft vor Ort mit Kunden treffen oder aktive Projekte betreuen, benötigt das Unternehmen auch eine Lösung die asynchron arbeitet. Durch die Verwendung von Ablageordnern kann harmon.ie E-Mails an den vorgesehenen Speicherort in Microsoft Teams verschieben, wenn ein Kollege wieder online ist. Diese Vorgehensweise ist derselbe Workflow für jeden Benutzer unabhängig von seinem Standort und seiner Konnektivität.

Die assmann gruppe geht dann aber noch einen Schritt weiter. Die assmann gruppe war sich von Anfang an bewusst, dass die Benutzer ohne Metadaten Schwierigkeiten haben würden, diese E-Mails zu finden. Aber die Tatsache, dass die Metadaten erst angepasst und dann akzeptiert werden müssen, bevor die Datei gespeichert werden kann, erwies sich jedoch bei großen Dateien als Hindernis, da deren Verarbeitung nach dem Hinzufügen zu Teams einige Zeit dauert. In diesen Fällen setzt die assmann gruppe ein PowerShell-Skript ein, das die Metadaten automatisch ausfüllt, was den Anwendern Zeit spart, da sie diesen Schritt nun überspringen können.

Bei Tausenden von Dokumenten und E-Mails in Teams benötigte die assmann gruppe auch eine schnelle Lösung, bestimmte Elemente zu finden. Sie verwenden die harmon.ie Seitenleiste, um direkt in Outlook zu suchen, nach Metadaten zu filtern und dann die Datei zu öffnen.

Die assmann gruppe ist ein harmon.ie Designpartner, der die mit Spannung erwartete, neue Version von harmon.ie mitgestaltet, welche das kommende neue Outlook-Release von Microsoft unterstützen wird. Die Unternehmen werden weiterhin innovativ zusammenarbeiten, um den besonderen Anforderungen der assmann gruppe gerecht zu werden (z.B. das Öffnen von PDFs auf Tablets, die auf aktiven Baustellen verwendet werden). Mit der Einführung des neuen Outlook wird harmon.ie die Unterstützung auf mobile Geräte ausweiten.