Warum Verwaltungsbehörden SharePoint zur Priorität machen sollten
Verwaltungsbehörden spielen eine wesentliche Rolle, da sie den Bürgern eine Vielzahl an Dienstleistungen anbieten. Aber die Anpassung an das digitale Zeitalter steht manchmal im Konflikt mit Bürokratie und einer langen Geschichte papierbasierter Lösungen.
Das Dokumentenmanagement ist für viele Verwaltungsbehörden ein besonders lästiges Problem. Die Umstellung von Arbeitsabläufen und Prozessen auf digitale Lösungen verkürzt die Durchlaufzeit sowohl für Routine- als auch für maßgeschneiderte Aktivitäten erheblich, ganz zu schweigen von der Rettung vieler Bäume vor dem unnötigen Tod. Anstatt dass die Mitarbeiter Papierstapel sichten, zu den Aktenschränken hin- und hergehen und die Hauspost zwischen den Büros verwenden, um wichtige Dokumente an die nächste Person im Arbeitsprozess zu liefern, werden diese Aufgaben alle mit ein paar Tastenanschlägen und Mausklicks erledigt.
Die elektronische Überarbeitung von Daten bringt auch einige neue Herausforderungen mit sich, und die Datensicherheit steht ganz oben auf dieser Liste. Dokumente, die zuvor an sicheren physischen Orten gespeichert waren – mit Papierzugriffsprotokollen für die sensibelsten Dateien – sind jetzt einfach zu verteilende digitale Akten, die an mehreren Orten gespeichert sind und oft keine ordnungsgemäße Zugriffskontrollen aufweisen. Dies bringt nicht nur das Risiko, dass Daten in die falschen Hände geraten, sondern führt auch zu Problemen bei der Versionskontrolle, die sich daraus ergeben, dass verschiedene Versionen derselben Datei im Umlauf bleiben.
Eine Lösung steht in den Startlöchern
Glücklicherweise verfügen die meisten Regierungsorganisationen bereits über ein voll funktionsfähiges Dokumentenmanagementsystem als Teil ihres Microsoft-365-Abonnements. Durch die Verwaltung von Dokumenten mit SharePoint können Unternehmen besser verstehen, wie sie Dinge organisieren und sichern können sowie gleichzeitig Prozesse rationalisieren und Fehler reduzieren können.
Mit SharePoint können Unternehmen Dokumente – auch solche, die vertrauliche Informationen enthalten – jederzeit und von jedem Ort aus sicher freigeben und gemeinsam bearbeiten. Durch das Versenden von SharePoint-Links per E-Mail, anstatt diese Dateien an E-Mails anzuhängen, werden mehrere Sicherheitskontrollpunkte erfüllt:
- Im Gegensatz zu E-Mail-Dateien, die als Anhänge an jeden innerhalb oder außerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden können, verbleiben diese auf einem sicheren Server.
- Der Zugriff wird auf verschiedenen Ebenen gewährt, sodass einige Personen oder Abteilungen die Befugnis haben, Änderungen vorzunehmen, während andere auf den schreibgeschützten Zugriff beschränkt sind.
- Durch das Versenden von Links per E-Mail wird kein Speicherplatz für das Speichern verschiedener Kopien in verschiedenen Mitarbeiterkonten verschwendet.
- Sobald sich eine Datei auf SharePoint befindet, gibt es nur noch eine einzige Version. Jeder kann die neueste Version sehen, veraltete Versionen gehören der Vergangenheit an und verursachen keine Probleme mehr. Außerdem gibt es einen Prüfpfad, der zeigt, wann Änderungen vorgenommen wurden.
- Dateien können in einer logischen Ordner-/Verzeichnisstruktur organisiert werden, sodass alle relevanten Dateien zu jeder Angelegenheit zusammengeführt werden, um das Auffinden, Verwalten und – falls erforderlich – die Vernichtung zu erleichtern.
- Dashboards und Berichte bieten Echtzeit-Einblick in die Nutzung.
- Viele Behörden arbeiten von mehreren Büros aus, haben Remote-Mitarbeiter und/oder benötigen vor Ort Zugriff auf Dokumente. Aber die Entfernung ist kein Hindernis mehr für die Zusammenarbeit und den Austausch wichtiger Dateien, da ja jeder von überall aus mit einer Internetverbindung auf SharePoint zugreifen kann.
Die Verwendung von Metadaten in SharePoint fügt auch zusätzliche Ebenen des Kontexts und der Auffindbarkeit hinzu, insbesondere für die Dateien, die sich auf mehrere Projekte oder Abteilungen beziehen.
Verbesserung der Nutzererfahrung
SharePoint bietet zwar viele Funktionen und ist praktischerweise Teil der gesamten Microsoft-365-Anwendungssuite, ist aber eben nicht perfekt. Es kann manchmal verwirrend und einschüchternd für den Nutzer sein und es gibt dabei auch einen gewissen Verwaltungsaufwand bei der Verwaltung von Benutzern, Gruppen und Berechtigungen. Bei falscher Verwaltung kann es chaotisch werden und in seltenen Fällen sogar die Sicherheit und Compliance gefährden.
Die größte Herausforderung bei der Verlagerung des Dokumentenmanagements auf SharePoint ist jedoch die Akzeptanz und konsistente Nutzung. Einige Mitarbeiter halten möglicherweise an ihren alten Gewohnheiten fest, Anhänge per E-Mail zu versenden und Dateien lokal zu speichern, während andere einfach schlampig sind, wenn sie sich mit SharePoint beschäftigen.
Diese Probleme können zum Glück mit der Benutzerfreundlichkeit gemildert werden, mit welcher bereits ein Großteil der Reibungspunkte und Probleme beseitigt werden, auf die SharePoint-Nutzer stoßen. Das Hinzufügen der harmon.ie 365 Suite bietet Benutzern eine einfachere Benutzeroberfläche und Nutzererfahrung für die Arbeit in Outlook, SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams.
Anstatt zwischen diesen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen, um Dateien zu finden, zu verwalten und zu speichern, kann alles von einem Ort aus erledigt werden. Wenn Outlook als Ausgangspunkt verwendet wird, können Nutzer schnell wichtige Aufgaben ausführen, z.B.:
- Durchsuchen Sie Outlook, SharePoint, Teams und OneDrive gleichzeitig, damit Sie sich nicht genau merken müssen, wo bestimmte Dateien abgespeichert sind.
- Anstatt Dateien an E-Mails anzuhängen, können Sie sofort Links zu Dateien generieren, die in SharePoint mit dem entsprechenden Zugriff für jeden Empfänger gespeichert sind, und sichern sein, dass sie tatsächlich für die richtigen Personen geöffnet werden.
- Speichern von Dateien aus Outlook an Speicherorten in SharePoint, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen, einschließlich des Markierens dieser Dateien mit Metadaten.
Darüber hinaus behandelt harmon.ie einzelne E-Mails wie andere Dateien, sodass wichtige Mitteilungen in SharePoint gespeichert oder über eine einfache Drag-and-Drop-Oberfläche in einem Teams-Chat oder Kanal geteilt werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Mitteilungen dem Team zur Verfügung stehen und für die Nachwelt am selben Ort wie andere zugehörige Dateien gespeichert werden, was für die Zwecke der Datensatz- und Informationsverwaltung (RIM) von entscheidender Bedeutung ist und mehrere Vorteile im Vergleich zur Verwendung öffentlicher Ordner für diesen Zweck bietet.
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Jetzt ist genau der richtige Zeitpunkt, um das Dokumentenmanagement Ihrer Behörde auf SharePoint umzustellen. Je früher dies geschieht, desto schneller erkennt jedes Unternehmen die Vorteile einer kohärenten, konsistenten Dokumentmanagementlösung und die Effizienzsteigerung, die mit diesem Übergang einhergehen.
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