28.05.2025
Warum Finanzteams Probleme mit der E-Mail-Retention haben (und wie man sie löst)
Wenn die Prüfungssaison anbricht, versuchen Finanzteams krampfhaft, die Dokumentation zusammenzustellen - E-Mail-Protokolle, Rechnungsgenehmigungen und Kundenanweisungen. Aber ungeordnete Posteingänge und übersprungene Metadatenschritte machen es schwieriger als es sein sollte.
Die Aufbewahrung von E-Mails ist nicht nur eine Aufgabe, sondern auch ein Compliance-Risiko.
Und in vielen Unternehmen ist das System defekt.
Das Speichern von E-Mails im richtigen SharePoint-Ordner und das Kennzeichnen von Metadaten kostet Zeit. Wenn Fristen drohen, überspringen die Benutzer diese Schritte.
Finanzteams arbeiten mit Outlook. SharePoint ist das „offizielle“ System der Aufzeichnungen. Der Wechsel zwischen beiden Systemen verursacht Reibungsverluste und führt dazu, dass E-Mails verloren gehen oder dupliziert werden.
Ohne Durchsetzung fehlt der entscheidende Kontext. E-Mails werden uneinheitlich - oder gar nicht - abgelegt. Das ist ein Alptraum bei Prüfungen.
Aufbewahrungsrichtlinien beruhen oft darauf, dass Benutzer E-Mails manuell markieren oder speichern. Das ist ein riskantes Unterfangen, wenn die Vorschriften streng sind und Audits drohen.
Bei harmon.ie ist das der Fall.
Ihr Finanzteam kann:
Keine SharePoint-Registerkarten. Keine vergessenen Schritte. Nur saubere, konforme Aufbewahrung im Posteingang.
Für Führungskräfte im Finanzwesen:
For IT & Compliance Admins:
Was unsere Kunden sagen
„harmon.ie ermöglicht es unserem Team, effizienter an den Dokumenten zu arbeiten und mit einem hohen Maß an Sicherheit die gesamte relevante Korrespondenz zur Hand zu haben.“— Frédéric Guinet, IT Director, Federal Banking Federation
Die manuelle Aufbewahrung von E-Mails führt zu Lücken, Verzögerungen und Risiken. Die meisten Tools zwingen die Benutzer dazu, zu viel zu tun - und genau daran scheitert der Prozess.
harmon.ie löst das Problem, indem es die Ablage von E-Mails und die Kennzeichnung von Metadaten in das Tool einbettet, das Finanzteams bereits verwenden: Outlook.
Die Aufbewahrung von E-Mails ist nicht nur eine Aufgabe, sondern auch ein Compliance-Risiko.
Und in vielen Unternehmen ist das System defekt.
Warum die E-Mail-Aufbewahrung scheitert (selbst in Microsoft 365-Umgebungen)
Selbst wenn SharePoint und Aufbewahrungsrichtlinien vorhanden sind, haben Finanzfachleute immer noch Schwierigkeiten, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren.Problem 1: Es ist eine manuelle Belastung
Das Speichern von E-Mails im richtigen SharePoint-Ordner und das Kennzeichnen von Metadaten kostet Zeit. Wenn Fristen drohen, überspringen die Benutzer diese Schritte.
Problem 2: Outlook und SharePoint harmonieren nicht zusammen
Finanzteams arbeiten mit Outlook. SharePoint ist das „offizielle“ System der Aufzeichnungen. Der Wechsel zwischen beiden Systemen verursacht Reibungsverluste und führt dazu, dass E-Mails verloren gehen oder dupliziert werden.
Problem 3: Metadaten werden nicht angewendet
Ohne Durchsetzung fehlt der entscheidende Kontext. E-Mails werden uneinheitlich - oder gar nicht - abgelegt. Das ist ein Alptraum bei Prüfungen.
Problem 4: Die Einhaltung der Vorschriften wird zu einem Ratespiel
Aufbewahrungsrichtlinien beruhen oft darauf, dass Benutzer E-Mails manuell markieren oder speichern. Das ist ein riskantes Unterfangen, wenn die Vorschriften streng sind und Audits drohen.
Was wäre, wenn die E-Mail-Aufbewahrung automatisch erfolgen würde?
Bei harmon.ie ist das der Fall.
Ihr Finanzteam kann:
- Speichern Sie E-Mails und Anhänge in SharePoint, Teams oder OneDrive - direkt aus Outlook
- Anwendung von Metadaten und Aufbewahrungsetiketten als Teil des Speichervorgangs
- Zugriff auf alle Microsoft 365-Standorte über eine einzige Seitenleiste
- Eliminieren Sie die Notwendigkeit, zwischen Anwendungen zu wechseln oder Dateieigenschaften erneut einzugeben
Keine SharePoint-Registerkarten. Keine vergessenen Schritte. Nur saubere, konforme Aufbewahrung im Posteingang.
Warum sich Finanz- und IT-Teams für harmon.ie entscheiden
Für Führungskräfte im Finanzwesen:
- Schnelle und konsistente Ablage
- Sich sicher auf Audits vorbereiten
- Sensible Informationen nicht im Posteingang und in SharePoint aufbewahren
- Reduzieren Sie menschliche Fehler in Aufbewahrungsworkflows
For IT & Compliance Admins:
- Zentraler Einsatz von harmon.ie im gesamten Unternehmen
- Durchsetzung von Metadaten, Inhaltstypen und Aufbewahrungsrichtlinien
- Förderung der Einführung von Microsoft 365 bei minimaler Unterbrechung
Was unsere Kunden sagen
„harmon.ie ermöglicht es unserem Team, effizienter an den Dokumenten zu arbeiten und mit einem hohen Maß an Sicherheit die gesamte relevante Korrespondenz zur Hand zu haben.“— Frédéric Guinet, IT Director, Federal Banking Federation
Die Quintessenz
Die manuelle Aufbewahrung von E-Mails führt zu Lücken, Verzögerungen und Risiken. Die meisten Tools zwingen die Benutzer dazu, zu viel zu tun - und genau daran scheitert der Prozess.
harmon.ie löst das Problem, indem es die Ablage von E-Mails und die Kennzeichnung von Metadaten in das Tool einbettet, das Finanzteams bereits verwenden: Outlook.
Bereit loszulegen?
