Wann sollten Sie zum neuen Outlook wechslen?
Das neue Outlook ist eine von Grund auf überarbeitete Version der Microsoft 365-Anwendung, mit der viele Endbenutzer mehr Zeit als mit allem anderen verbringen. Es bringt eine moderne Benutzeroberfläche für den Dauerbrenner im Unternehmen und verspricht eine konsistente Benutzererfahrung für Windows, MacOS, Mobilgeräte und Webbrowser.
Diese umfassende Änderung der grundlegenden Natur von Outlook hat mehr Auswirkungen als nur eine aktualisierte Benutzeroberfläche und plattformübergreifende Kompatibilität. Sie führt auch einige neue Funktionen ein, während einige aktuelle Funktionen zurückbleiben. Bevor Sie dieses gewaltige Unterfangen in Ihre IT-Roadmap aufnehmen, sollten Sie also einige Dinge beachten.
Nehmen Sie sich Zeit
Der Austausch einer zentralen Produktivitätsanwendung, mit der viele Wissensarbeiter jeden Tag Stunden verbringen, ist keine Kleinigkeit. Es erfordert eine Menge Koordination, Kommunikation und Aufklärung. Niemand möchte, dass die IT-Abteilung mit Support-Anrufen von verwirrten oder verärgerten Kollegen überschwemmt wird, die sich fragen, was mit dem Outlook passiert ist, das sie kennen und (möglicherweise) lieben.
Glücklicherweise besteht keine Eile bei der Einführung. Das klassische Outlook für Windows wird von Microsoft noch bis 2029 unterstützt. Microsoft weist die Unternehmen sogar ausdrücklich an, das neue Outlook nicht auf einmal einzuführen. Stattdessen wird eine dreistufige Umstellung empfohlen, die sich über Monate, wenn nicht Jahre erstreckt.
Im Moment befindet sich das neue Outlook in der „Opt-in“-Phase, d. h. abenteuerlustige Endbenutzer können zwischen dem klassischen Outlook und dem neuen Outlook hin- und herschalten, um zu sehen, wie es ihnen gefällt. Während dieser Zeit können Endbenutzer sowohl das neue Outlook als auch das klassische Outlook nebeneinander ausführen, um die Benutzererfahrungen und Funktionen zu vergleichen.
Spätestens 12 Monate, nachdem das neue Outlook allgemein verfügbar ist, wird aus dem Opt-in ein Opt-out. Neue Endbenutzer erhalten standardmäßig das neue Outlook, haben aber weiterhin die Möglichkeit, das klassische Outlook zu verwenden, wenn sie dies wünschen. In dieser Phase kann die IT-Abteilung beschließen, eine vollständige Umstellung für ihre Organisation vorzunehmen, was jedoch optional bleibt.
Die letzte Stufe wird frühestens ein Jahr nach der vorherigen eintreten. Dann können die Nutzer nicht mehr zum klassischen Outlook zurückwechseln, wenn sie auf das neue umgestiegen sind, und alle neuen Installationen werden standardmäßig das neue Outlook verwenden. Aber selbst dann werden bestehende Installationen des klassischen Outlook für Windows dank der unbefristeten Lizenzierung weiterhin unterstützt.
Das neue Outlook ist noch in Arbeit
Während das neue Outlook bereits die meisten Funktionen des klassischen Outlook unterstützt, gibt es noch einige bemerkenswerte Lücken. So befinden sich beispielsweise die Unterstützung von PST-Dateien, freigegebenen Postfächern als Konten und das Hinzufügen von freigegebenen Ordnern zu Favoriten noch in der Entwicklung.
Um sicherzustellen, dass Sie den Endbenutzern keine wichtigen Funktionen vorenthalten, indem Sie zu früh migrieren, sollten Sie die Outlook-Roadmap von Microsoft prüfen, um zu sehen, was noch in der Pipeline ist und wann es eingeführt werden könnte.
Vermeiden von Add-In-Chaos
Viele Unternehmen haben die Funktionalität von Outlook mit Add-Ins erweitert, die neue Funktionen hinzufügen oder die Integration mit anderen Anwendungen und Diensten optimieren. Diese Add-Ins integrieren Outlook mit geschäftskritischen Apps wie Salesforce, Zendesk, HubSpot und Jira, auf die Sie und Ihre Kollegen sich täglich verlassen.
Während das neue Outlook schon seit Jahren diskutiert wird, ist noch nicht jedes Add-In reif für die Primetime. Add-Ins für das klassische Outlook sind VSTO- oder COM-Add-Ins und funktionieren ausschließlich mit dem klassischen Outlook. Diese Add-In-Hersteller müssen neue Web-Add-Ins erstellen, wenn sie mit dem neuen Outlook funktionieren sollen, aber es gibt keine Garantie dafür, dass diese Anbieter neue Web-Add-Ins schon erstellt haben oder überhaupt Pläne haben, dies zu tun.
Bevor Sie überhaupt in Erwägung ziehen, Ihr Unternehmen auf das neue Outlook umzustellen, müssen Sie eine vollständige Prüfung durchführen, welche Add-Ins derzeit verwendet werden und ob ein entsprechendes Web-Add-In verfügbar ist. Wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie sich bei den Anbietern erkundigen, ob und wann ein Outlook-Web-Add-in auf ihrer Roadmap steht, und dann nach Alternativen suchen, falls es keine kompatible Version für das neue Outlook geben wird.
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Langsam und schrittweise Änderungen vornehmen
Denn es ist nicht nötig, das gesamte Unternehmen oder sogar ganze Geschäftsbereiche oder Abteilungen gleichzeitig umzustellen. Das neue Outlook und das derzeitige klassische Outlook können in derselben IT-Umgebung nebeneinander bestehen, so dass es in Ordnung ist, die Benutzer einzeln und nicht in einer großen Welle zu migrieren.
Eine langsame und bewusste Einführung des neuen Outlook ist der beste Weg, um Ihr Unternehmen mit dieser großen Veränderung vertraut zu machen, ohne den Betrieb zu stören oder die Produktivität der Mitarbeiter zu beeinträchtigen. Vergessen Sie nicht, dass die Schulung der Endbenutzer ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Einführung ist. Ihre Mitarbeiter sollten rechtzeitig informiert und über die Auswirkungen dieser Änderung und die möglichen Folgen für ihre Arbeitsabläufe und Routinen unterrichtet werden.
Es wird immer den Impuls geben, das neue, glänzende Spielzeug so schnell wie möglich in die Hände aller zu geben, aber ein überlegter, kontrollierter Ansatz wird große Überraschungen oder Rückschläge während dieses entscheidenden Übergangs vermeiden.
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