Vorsprung mit KI beim Informationsmanagement

Künstliche Intelligenz taucht überall im digitalen Ökosystem auf, und viele Nutzer suchen bereits nach Möglichkeiten, wie diese paradigmenverändernde Technologie ihr tägliches Leben und ihre Arbeitsabläufe beeinflussen kann. KI kann bereits einige beeindruckende Dinge tun, wenn es darum geht, eine große Datensammlung zu durchforsten, um die sprichwörtliche Nadel im Heuhaufen zu finden. Die IT kann diese Transformation jedoch noch beschleunigen, indem sie diesen KI-Tools ein wenig zusätzlichen Kontext gibt, mit dem sie arbeiten können.
 

Warum Kontext für KI Wichtig ist

ChatGPT und alle weiteren Chatbots stehen derzeit im Rampenlicht der KI, da ihre großen Sprachmodelle überzeugende Inhalte, amüsante Texte und informative Suchergebnisse liefern. Diese Chatbots saugen Tonnen von Text und anderen Informationen auf, um ihre Prozesse zu stärken, aber sie wissen nicht unbedingt, welche Quellen zuverlässig sind und welche Antworten für eine bestimmte Anfrage am relevantesten sind. KI ist noch zu jung und macht viele „fundierte Vermutungen“.

Um diese Vermutungen ein wenig fundierter zu machen, können wir der KI einige Hinweise geben. Dies kann dazu beitragen, die Suchergebnisse ein wenig einzugrenzen und basierend auf diesen zusätzlichen Informationen zu priorisieren.
 

Metadaten fügen diesen Kontext hinzu

Wenn Mitarbeiter Dateien für Microsoft Teams oder SharePoint freigeben, haben sie in der Regel nur begrenzt Möglichkeiten, zusätzliche Informationen zur Art einer bestimmten Datei bereitzustellen. Sie können den Speicherort auswählen, an dem sie die Datei speichern möchten, aber diese Entscheidung wird von ihrer eigenen Wahrnehmung beeinflusst, welche Stelle am sinnvollsten ist und kann möglicherweise nicht mit der Logik übereinstimmt, die andere in der Organisation verwenden. Sie können auch ein wenig mehr Informationen darüber liefern, was in der Datei enthalten ist als nur der Name, alleine der Name und der Speicherort einer Datei sagen nicht sehr viel aus.

Diese beiden Datenpunkte sind zwar hilfreich, reichen aber bei weitem nicht aus. Die Person, die diese Datei freigibt, weiß mehr, als der Speicherort und der Dateiname vermuten lassen, z.B. ob die Datei oder E-Mail-Informationen über einen Vertrag oder einen Projektplan oder eine Designspezifikation enthält.

Durch die weitere Beschreibung des Inhalts einer Datei oder die Bereitstellung anderer nützlicher Tags für Organisations- und Kategorisierungszwecke können Benutzer auf Metadaten zugreifen, um zusätzliche Dimensionen bereitzustellen, die sowohl Kollegen als auch die KI nutzen können. Jede Möglichkeit, Metadaten zu einer bestimmten E-Mail oder Datei hinzuzufügen, kann hilfreich sein. Egal, ob Sie es mit einem Produktnamen, einer Kunden-ID, einer geografischen Region oder einer Geschäftseinheit versehen, das ist ein weiterer Hinweis, welcher der KI helfen kann, bessere Ergebnisse zu erzielen.

Hinzufügen von Metadaten von Anfang an

Es ist weder realistisch noch praktikabel, von jedem Mitarbeiter zu erwarten, dass er zuvor erstellte Datensätze akribisch durchkämmt und Dateien und E-Mails markiert. Es gibt wenig Anreiz für Arbeitnehmer, dies zu tun, und es bleibt auch nicht sehr viel Zeit in deren Arbeitsalltag, um diese gigantische Aufgabe zu bewältigen.

Wir können die Zuweisung von Metadaten jedoch besser in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren, um die Compliance zu erhöhen, ohne dabei zu viele zusätzliche Hürden zu schaffen. Eine besonders wertvolle Möglichkeit, Metadaten-Tagging zu integrieren, besteht darin, dass Nutzer E-Mails oder Dateianhänge für Microsoft Teams oder SharePoint freigeben. Der Inhalt der Nachricht oder Datei steht für den Nutzer immer noch an erster Stelle, er kann zusätzlich entscheiden, wo er die Datei in Teams oder SharePoint freigeben möchte und wie er sie (möglicherweise) benennen möchte.

Mit dem Microsoft 365-Plugin von harmon.ie können Benutzer E-Mails und Anhänge per Drag & Drop direkt aus ihrem Posteingang in Teams oder SharePoint ziehen, ohne Outlook zu verlassen. Diese optimierte Benutzererfahrung erleichtert es diesen Mitarbeitern nicht nur, Dateien schnell an den richtigen Speicherorten freizugeben, sondern die IT- und Informationsmanagementabteilung kann auch bestimmte Metadatenfelder festlegen, die als Schritt während dieses Prozesses ausgefüllt werden müssen – entweder optional oder obligatorisch.

Nutzer werden lediglich aufgefordert, die Werte für diese Felder als integrierten Bestandteil des Dateifreigabeprozesses einzugeben oder auszuwählen. Als zusätzlichen Bonus werden bei der Verwendung von harmon.ie zum Freigeben von E-Mails für SharePoint oder Teams automatisch mehrere Metadatenfelder basierend auf Absender, Empfängern, Betreffzeile, Zeitstempel und Anzahl der Anlagen ausgefüllt. Dies erhöht die Compliance erheblich, ohne die Nutzer mit einer zusätzlichen Aufgabe zu überfordern, „einige Metadaten hinzuzufügen“ oder sie dazu zu zwingen, einen Wert für jedes einzelne mögliche Metadatenfeld im System auszuwählen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, zu selektieren, welche Metadatenfelder obligatorisch sind, da das Unternehmen das richtige Gleichgewicht zwischen dem Erhalt der benötigten Informationen und der Erschaffung eines zu mühsamen Prozesses finden muss. Aber selbst ein paar Metadatenfelder, die konsequent ausgefüllt werden, schaffen exponentiell mehr Kontext für KI in der Zukunft… und die suchgestützte Suche von heute.
 

Metadaten nachträglich hinzufügen

Während das oben genannte hervorragend für neue Dateien und E-Mails geeignet ist, die für Teams oder SharePoint freigegeben werden, können Unternehmen weiterhin Metadaten auch auf andere Dateien und Nachrichten anwenden. Dazu gehören der Ort, an dem sie gespeichert/freigegeben wurden, sowie Dateinamen und Zeitstempel.

Jedes dieser Details kann verwendet werden, um eine automatisierte Metadatenzuweisung zu ermöglichen, die von IT und Informationsmanagement gesteuert wird, wodurch KI-Suchen und andere Funktionen viel besser und genauer werden.
 

Heute den Grundstein für eine bekannte Zukunft legen

 Es ist schwer zu sagen, wie genau KI das Informationsmanagement verändern wird, aber wenn es nicht bereits auf Ihrer Agenda steht, wird es das sehr bald tun. Die Einführung von Best Practices und die Ausstattung der Nutzer mit Tools, die das Ausfüllen von Metadaten so nahtlos wie möglich gestalten, wird dieser IM-Entwicklung nur zugutekommen. Dieser zusätzliche Kontext macht die Benutzer produktiver und die Suchergebnisse relevanter, während gleichzeitig eine Umgebung geschaffen wird, in der KI-gestützte Automatisierung die Data Governance und Compliance verbessern kann, ohne ihre Belegschaft zu verlangsamen.

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