Vom öffentlichen Outlook-Ordner zu SharePoint wechseln

Öffentliche Ordner sind seit Jahrzehnten eine praktikable Option für die langfristige Speicherung von E-Mails. Aber es ist nur eine Frage der Zeit, bis Microsoft diese Funktion stoppen wird. Deshalb ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Verlagerung der öffentlichen Outlook-Ordner auf SharePoint zu beschleunigen.

Dies erleichtert nicht nur den vollständigen Übergang, sondern SharePoint bietet auch eine viel robustere Umgebung für die Archivierung und die Zusammenarbeit als die öffentlichen Outlook-Ordner. Außerdem gibt der Umzug Nutzern und IT-Abteilungen noch mehr Anreize, die Verwendung von öffentlichen Ordnern schrittweise auf SharePoint umzustellen.
 

Was sind nochmal öffentliche Ordner? 

Öffentliche Ordner sind Speicherorte für E-Mails in der Exchange-Umgebung, die den Zugriff durch mehrere Benutzer ermöglichen. E-Mails können hier in einer hierarchischen Ordnerstruktur organisiert werden, um die Suche zu vereinfachen.

Intern werden sie in einzelnen Teams häufig für die Freigabe von E-Mails, Kalendern, Kontakten und Aufgabenlisten verwendet, auf die mehrere Personen Zugriff benötigen. Dabei werden Berechtigungen für jeden einzelnen Ordner für jede Person erstellt, die über die jeweiligen Zugriffsrechte verfügt. Sie sind meist in Outlook direkt sichtbar – bis auf iOS- und Android-Apps -, sodass Benutzer zwischen ihren einzelnen E-Mails, Ordnern und deren Pendant in öffentlichen Ordnern wechseln können.
 

Warum sollte ich sie nach SharePoint verschieben? 

Abgesehen von der Tatsache, dass öffentliche Ordner irgendwann von Microsoft gestoppt werden – und Ihr Unternehmen diesem Fall so zuvorkommen kann – können öffentliche Ordner in Bezug auf die Funktionalität nicht mit SharePoint konkurrieren.

Im Gegensatz zu öffentlichen Ordnern unterstützt SharePoint die Versionskontrolle, sodass Kollegen zusammenarbeiten können, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass sie etwas Wichtiges löschen oder unwiderrufliche Änderungen vornehmen. Dies ist besonders wichtig für E-Mails, die als Datensätze betrachtet werden. Mit SharePoint können Sie alle relevanten Dateien im selben Ordner speichern, unabhängig davon, ob es sich um eine E-Mail, eine Power-Point-Datei, eine PDF-Datei usw. handelt.

Das Speichern von E-Mails in SharePoint ermöglicht eine weitaus bessere Suche. Dateien und E-Mails in SharePoint können Metadaten enthalten, wodurch die Suchergebnisse verbessert werden. Das ist bei einem öffentlichen Ordner nicht möglich.  

Berechtigungen in SharePoint werden auf Gruppenebene gesteuert und müssen nicht für jeden einzelnen öffentliche Ordner angeben werden. Dies schafft eine einheitliche Zugriffskontrolle und reduziert On-Off-Zugriffsanfragen. Im Vergleich zu einem öffentlichen Ordner können Benutzer Links mit bestimmten Berechtigungen für einzelne Dateien in SharePoint senden, anstatt jemand Zugriff auf einen gesamten öffentlichen Ordner zu gewähren, was eine detaillierte Kontrolle ermöglicht.
 

Was ist der beste Weg, um den Umzug durchzuführen? 

Wenn Ihre Organisation alle öffentlichen Ordner auf einen Schlag verschiebt, ist es am besten, wenn dies von IT-Experten mit Massenmigrationstools erledigt wird. Wenn Sie jedoch auch zusätzliche Funktionen nutzen möchten, die SharePoint zu bieten hat und sicherstellen möchten, dass Ihre kritischen Daten nicht verloren gehen, können Sie dies mit Hilfe der harmon.ie 365 Suite ganz einfach selbst erledigen.

Mit harmon.ie können Sie direkt über Ihr Outlook-Fenster einen ganzen öffentlichen Ordner inklusive Unterordnerhierarchie etc. per Drag & Drop an den neuen Speicherort in SharePoint ziehen. Standardmäßig werden diese Ordner und Nachrichten kopiert, sie werden jedoch durch eine schnelle Änderung der Einstellungen dauerhaft verschoben.

Anschließend können Sie Berechtigungen für diesen Ordner mithilfe einer vorhandenen oder neuen Microsoft-Gruppe festlegen oder diese Eigenschaften einfach von der übergeordneten SharePoint-Website und dem von Ihnen ausgewählten Speicherort erben lassen. Alternativ können Benutzer diese Gelegenheit nutzen, um etwas selektiver zu sein und die einzelnen E-Mails Ordner zu verwalten, die noch benötigt werden und die restlichen nicht mehr benötigten E-Mail-Ordner zu löschen.
 

Zusatzleistungen

Einzelne Benutzer in die Lage zu versetzen, E-Mails selbst auf öffentlichen Ordnern nach SharePoint zu verschieben, hat einige unerwartete Vorteile. Zum einen entlastet es die IT, die sich in dieser Zeit mit anderen Aufgaben und anderen Prioritäten beschäftigen kann.

Darüber hinaus kann sich herausstellen, dass viele der E-Mails in öffentlichen Ordnern überhaupt nicht verschoben werden müssen, da sie zum Beispiel nach Abschluss von Projekten nicht mehr relevant sind. Dieses Wissen besitzt die IT-Abteilung aber nicht und verschwendet so nur unnötig Zeit. Im Allgemeinen werden nur etwa 10 % der Inhalte in öffentliche Ordner tatsächlich verschoben, was Platz spart und die Speicherkosten senkt.

Die harmon.ie Seitenleiste ermöglicht es Benutzern, SharePoint, OneDrive und Teams gleichzeitig zu durchsuchen und Ergebnisse aus E-Mails und Dokumenten zu erhalten.

Sind Sie bereit, den Wechsel von öffentlichen Ordnern zu SharePoint zu beschleunigen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einige dieser Migrationsaufgaben selbst zu übernehmen?

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