Verstärken Sie die Zusammenarbeit mit den automatisierten E-Mail-Ansichten von harmon.ie
Wenn es um Informationsmanagement geht, kann es den Unterschied zwischen einem unausgewogenen, wenig überzeugenden Ergebnis und einem durchschlagenden Erfolg ausmachen, die Dinge von Anfang an erfolgreich zu gestalten.
Rückwirkende Änderungen sind immer schwierig und oft unvollständig, und wenn die Endbenutzer proaktive Anfragen an die IT-Abteilung stellen müssen, führt dies selten zu einer breiten Akzeptanz. Aus diesem Grund sind Unternehmen am erfolgreichsten, wenn sie die Initiative ergreifen und bewährte Verfahren zur Standardbetriebsart machen.
Für viele Unternehmen, die sich um ein angemessenes Informationsmanagement und eine echte Zusammenarbeit bemühen, bleibt die E-Mail eine Herausforderung. Im Gegensatz zu anderen Dateitypen verbleiben E-Mails fast ausschließlich in den Posteingängen und Gesendet-Ordnern der einzelnen Mitarbeiter.
Während dies für die Mitglieder des E-Mail-Threads, die diese Nachrichten bereits in ihrem Posteingang haben, praktisch ist, bleibt der Rest des Unternehmens im Dunkeln. Diese Nachrichten und die wichtigen Details, die sie enthalten, bleiben außerhalb der gemeinsamen Wissensdatenbank auf Microsoft Teams oder SharePoint. Dieses Dilemma veranlasst viele Unternehmen, sich an harmon.ie zu wenden, um die Lücke zwischen Outlook und Teams zu schließen, indem sie es Endbenutzern ermöglichen, E-Mails für Teams freizugeben - und zu entdecken - ohne ihren Posteingang zu verlassen.
Dies ändert nicht nur die Dynamik, mit der die Kollegen über E-Mails denken (es sind nicht MEINE Daten, sondern die Daten des Unternehmens), sondern schützt auch vor Problemen mit der Geschäftskontinuität und der Einhaltung von Vorschriften, die in Zukunft auftreten können.
Die Weichen für den Erfolg stellen
harmon.ie macht es den Endbenutzern leicht, aber um wirklich das Beste aus Ihrer harmon.ie-Investition herauszuholen, müssen Sie auch die Endbenutzererfahrung in Teams und SharePoint optimieren Wenn E-Mails mit harmon.ie an Teams oder SharePoint weitergegeben werden, wird nicht nur die Nachrichtendatei über den digitalen Transom übertragen, sondern auch eine Reihe von E-Mail-Kopfzeilen für jede E-Mail, einschließlich
- An
- Von
- CC
- Datum
- Anhänge (enthält die E-Mail Anhänge)
Sie können sich vorstellen, wie hilfreich es ist, einige dieser Felder zu durchsuchen, zu filtern und zu sortieren - es ist wie die Arbeit in Ihrem Posteingang. Glücklicherweise ist es mit harmon.ie einfach, diese wichtigen Informationen sichtbar und nutzbar zu machen.
Anstatt die IT-Abteilung zu nerven und auf Genehmigungen und Aktivierungen zu warten, kann harmon.ie eine E-Mail-Ansicht erstellen, sobald ein Benutzer eine E-Mail zu einem Verzeichnis in Teams oder SharePoint hinzufügt. Diese automatische Zuordnung von E-Mail-Kopfzeilen entlastet die IT-Abteilung und schafft einen sofortigen Mehrwert für die Endbenutzer, die ihre Aufgaben so schnell und korrekt wie möglich erledigen wollen. Als zusätzlichen Bonus haben Unternehmen, die KI-Lösungen implementieren, viel mehr Metadaten, mit denen sie arbeiten können.
Warum eine E-Mail-Ansicht wichtig ist
Eine E-Mail-spezifische Ansicht einer Teams- oder SharePoint-Bibliothek scheint keine große Sache zu sein, aber es gibt wesentliche Vorteile, diese Option für jede Bibliothek mit einer E-Mail darin anzubieten.
Wenn Sie zur E-Mail-Ansicht wechseln, werden zunächst alle anderen Dokumente und Dateien herausgefiltert, so dass Sie sich auf die wichtigsten Mitteilungen im Zusammenhang mit der jeweiligen Angelegenheit konzentrieren können. Mit der E-Mail-Ansicht und der automatischen Zuordnung von E-Mail-Kopfzeilen ist es fast so, als befänden Sie sich in einem gemeinsamen Posteingang mit Ihren Kollegen, was die Rekonstruktion von Zeitabläufen erleichtert, indem Sie die E-Mails anhand von Betreff und Datum durchsuchen.
Eine spezielle E-Mail-Ansicht vereinfacht es auch, herauszufinden, welche Kommunikation noch nicht an Teams oder SharePoint weitergegeben wurde, z. B. E-Mails zu Vertragsverhandlungen oder Lieferantenpreisen. Auf diese Weise werden Informationslücken identifiziert, die sich als problematisch erweisen könnten, wenn wichtige Akteure das Unternehmen verlassen oder neu zugewiesen werden.
Und wenn es um die Aufbewahrung und Entsorgung von E-Mails geht, ist eine nach Datum sortierbare E-Mail-Ansicht ein unschätzbarer Vorteil.
Geben Sie Endbenutzern das Vertrauen, SharePoint oder Teams zu nutzen
Einer der Gründe, der Kollegen oft davon abhält, E-Mails in Teams oder SharePoint zu speichern, ist das mangelnde Vertrauen, dass die Nachrichten sicher und in Zukunft leicht auffindbar sein werden. Das ist ganz natürlich, da niemand sonst jemals in Ihrem Posteingang ist und Sie wahrscheinlich Ihr eigenes einzigartiges Ablagesystem entwickelt haben, mit dem es ein Kinderspiel ist, eine bestimmte Nachricht wiederzufinden.
Aber wenn jede Bibliothek in Ihrem Mieter automatisch in eine E-Mail-Ansicht umgewandelt wird, wenn Sie E-Mails mit harmon.ie speichern, und Sie anhand von Metadaten suchen und sortieren können, erscheint das Speichern von E-Mails außerhalb von Outlook nicht mehr so beängstigend oder umständlich Sie sind jetzt für alle im Team leicht zu finden, zu teilen und zu referenzieren.
Förderung einer breiteren Akzeptanz
Um die Motivation für die Weitergabe von E-Mail-Nachrichten an Teams oder SharePoint zu erhöhen, können Unternehmen auch die lokale E-Mail-Speicherkapazität für Endbenutzer begrenzen und/oder eine Richtlinie einführen, wonach alle noch in Outlook befindlichen E-Mail-Nachrichten nach fünf oder zehn Jahren gelöscht werden (wobei diese Zeitspanne schrittweise verkürzt wird, um die Compliance und die Akzeptanz zu erhöhen). Fristen und „use-it-or-lose-it“-Konsequenzen sind in der Regel gute Motivatoren für Verweigerer.
Lassen Sie sich nicht entgehen, was harmon.ie zu bieten hat Nutzen Sie noch heute die Vorteile von E-Mail-Ansichten mit automatisiertem E-Mail-Header-Mapping, um Ihre Mitarbeiter noch besser zu unterstützen und Ihr Informationsmanagement zu verbessern.
Bereit loszulegen?
