Kann Teams die Produktivitätslücke zwischen Mitarbeitern und Managern schließen?

Drei Wege, das neue Produktivitätsparadoxon zu knacken

Ein überraschender neuer Geschäftstrend zeichnet sich ab, der aufregende neue Möglichkeiten für informationsreiche Organisationen schafft... Nämlich das Auftreten eines Produktivitätsparadoxons, bei dem die Arbeiter härter arbeiten, aber die Manager vermuten, dass die Produktivität sinkt. Intelligente IT-Führungskräfte können das Produktivitätsparadoxon durch den umsichtigen Einsatz von IT-Ressourcen auf mindestens drei Arten beseitigen. Aber lassen Sie uns zuerst die Herausforderung verstehen.

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Neues Produktivitätsparadoxon führt zu Paranoia am Arbeitsplatz

Der aktuelle Microsoft Workplace Trend Index (WTI) ist druckfrisch. Der Index zeigt aktuelle Ergebnisse aus der Nutzung von Microsoft 365 und wird durch Antworten aus Arbeitsplatzumfragen ergänzt. Die großen Neuigkeiten diesmal? Die überraschende Entstehung einer Kluft zwischen der Art und Weise, wie Manager und Mitarbeiter den aktuellen Stand der Produktivität am Arbeitsplatz messen.

Das WTI berichtet, dass satte 87% der Arbeiter behaupten, dass sie von ihrer Arbeitsproduktivität überzeugt sind. Und es gibt gute Beweise für dieses Vertrauen. In den letzten zwei Jahren stieg die Anzahl der (Microsoft Teams) Meetings pro Woche um 153%, die durchschnittliche Arbeitszeitspanne um 13% und die durchschnittliche Anzahl der Arbeitsstunden nach Feierabend um solide 28%.

Bei solch hektischen Aktivitäten ist es überraschend, dass Manager das Produktivitätsglas halb leer sehen. Nur 12 % der Führungskräfte geben an, dass sie volles Vertrauen haben, dass ihr Team produktiv ist – was zu dem führt, was Microsoft als "Produktivitätsparanoia" bezeichnet. Einfach ausgedrückt, befürchten Manager, dass die Produktivität sinkt, weil sie die Mitarbeiter nicht arbeiten sehen ... Obwohl die Arbeitsstunden, die Anzahl der Besprechungen und andere Arbeitsaktivitätsmetriken deutlich gestiegen sind. Ein Teil davon wird sicherlich durch die Angst der Manager verursacht, dass die Arbeiter, wenn sie nicht wissen, dass sie beobachtet werden, möglicherweise Spiele spielen.

Die Paranoia führt direkt zu Stress am Arbeitsplatz... verursacht durch Überarbeitung auf der einen Seite und eine nagende Angst, dass Arbeit nicht erledigt wird, auf der anderen Seite. Stress fordert eindeutig seinen Tribut sowohl von Arbeitern als auch von Managern, wobei das WTI feststellt, dass 48% der Mitarbeiter und 53% der Manager von Burnout berichten.

Kein Wunder also, dass 82% der Entscheidungsträger sagen, dass es für das Jahr 2023 ein Anliegen ist, Mitarbeiter wieder persönlich ins Büro zu bringen. Mit den Mitarbeitern unter ihren wachsamen Augen werden Manager in der Lage sein, ihre Ängste "aus den Augen, aus dem Sinn" zu lindern. Während das für Manager sinnvoll sein mag, wollen die Mitarbeiter zurück ins Büro, und selbst wenn sie es tun, wird sich die Produktivität verbessern?

Unwahrscheinlich. Das WTI stellte fest, dass 52% der Gen Z und Millennials in diesem Jahr wahrscheinlich einen Arbeitgeberwechsel in Betracht ziehen werden, und ganze 73% der Mitarbeiter sagen, dass sie einen besseren Grund brauchen, um ins Büro zu gehen, als nur die Erwartungen des Unternehmens zu erfüllen.

Die Chance

Wenn das Produktivitätsparadoxon nicht herausfordernd genug wäre, werden viele Unternehmen im kommenden Jahr das Paradoxon mit weniger Mitarbeitern überwinden müssen. Dies bietet intelligenten IT-Führungskräften die Möglichkeit, die während der Pandemie installierten Collaboration-Tools zu nutzen, um das Produktivitätsparadoxon zu überwinden. Zum Beispiel wird ein großer Teil des Paradoxons durch die äußerst ineffiziente Nutzung vorhandener Kollaborationsressourcen wie Microsoft Teams verursacht. Ein typisches Beispiel: Obwohl die Nutzungszeiten von Teams deutlich gestiegen sind, finden viele Mitarbeiter eine effektive Zusammenarbeit immer noch schwer fassbar.

Hier sind drei Bereiche, in die Unternehmen investieren müssen, um die Produktivitätsparanoia zu reduzieren und das Produktivitätsparadoxon zu knacken:
 

• Ineffiziente Nutzung von Microsoft Teams – Ja, Mitarbeiter verwenden Teams für tägliche Besprechungen, aber andere Teams-Funktionen werden inkonsistent verwendet. Zum Beispiel fällt es Mitarbeitern, die den Chat angenommen haben, schwer, an Gesprächen teilzunehmen und ihnen zu folgen. Während die Leute hart arbeiten, ist es noch ein langer Weg, um die Zusammenarbeit reibungslos und transparent zu gestalten. Unternehmen sollten in die sinnvolle Nutzung von Teams-Funktionen über Meetings hinaus investieren, damit Mitarbeiter leichter kommunizieren und Manager den Arbeitsfortschritt besser überwachen können.
• Zu viele Werkzeuge – Arbeiter sind mit zu vielen Werkzeugen überfordert. Microsoft Teams sollte die Anzahl der Kommunikationstools reduzieren, aber es wurde einfach ein weiteres Tool. Mitarbeiter arbeiten weiterhin mit Kollegen, Kunden, Lieferanten und Partnern per E-Mail, freigegebenen Dokumenten und anderen Microsoft- und Nicht-Microsoft-Produkten zusammen. Die Integration zwischen diesen Tools verbessert sich, aber die Anzahl der verwendeten Apps wächst weiter. Tatsächlich ergab eine Umfrage aus dem Jahr 2022, dass 26% der US-Arbeitnehmer täglich elf oder mehr Konten, Ressourcen, Tools und Anwendungen verwenden. Unternehmen müssen es ihren Mitarbeitern erleichtern, das Richtige zu tun, ohne von App zu App springen zu müssen oder sich auf komplexe Schulungen oder Verfahren verlassen zu müssen.
• Schwer zu findende Informationen – mit Informationen, die über so viele Apps und Informationsdepots verteilt sind, verschwenden Mitarbeiter jeden Tag Stunden damit, nach dem zu suchen, was sie für ihre Arbeit benötigen. Wenn Mitarbeiter durch Kündigung das Unternehmen verlassen, wird es noch schwieriger, Wissen zu behalten. Aus diesem Grund ist es wichtig, Mitarbeitern benutzerfreundliche Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen sie Informationen über die gesamte Suite von Microsoft 365-Tools innerhalb ihrer bestehenden Workflows finden können.

harmon.ie kann dazu beitragen, das Produktivitätsparadoxon zu lösen, indem es den Mitarbeitern erleichtert, sich auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren, und auf das Springen zwischen Werkzeugen und auf die Suche nach Informationen verzichten zu können. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr zu erfahren.

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