Nicht weiterleiten! Emails an Teams weitergeben

Wenn Unternehmen damit beginnen, E-Mails an Teams weiterzugeben, anstatt sie nur weiterzuleiten, kann dies neue Produktivitätsgewinne und Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Projektmanager, der Implementierungen bei Kunden durchführt. Sie arbeiten mit Ihrem Hauptansprechpartner zusammen und planen das gemeinsame Kickoff-Meeting. Sowohl Sie als auch der Kunde versuchen herauszufinden, wer zu diesem Treffen eingeladen werden muss. Ihr Kunde schickt Ihnen per E-Mail eine Reihe von Fragen, von denen abhängt, wer auf Kundenseite teilnehmen wird, aber Sie kennen nicht alle Antworten. Sie stehen vor einer Entscheidung: Leiten Sie die E-Mail an die Personen weiter, die die Antwort wissen könnten, warten Sie auf alle Antworten, stellen Sie die Antworten zusammen und senden Sie sie per E-Mail an Ihren Kundenkontakt? Oder posten Sie die E-Mail in Teams, markieren alle Personen, die die Antwort auf die Frage wissen könnten, warten auf deren Antworten im Chat und senden dann eine einzige E-Mail an den Kunden?

Einige der Probleme bei der Weiterleitung sind bekannt: Versehentlich wird jemand aus der Liste gestrichen, veraltete Versionen werden in der zweiten und dritten Generation weitergeleitet, und es herrscht allgemeine Verwirrung darüber, welche Version die neueste ist. In diesem Beitrag gehen wir über die Gründe hinaus, die gegen eine Weiterleitung sprechen, und untersuchen stattdessen sechs Gründe, warum Ihr Unternehmen von der Freigabe von E-Mails an Teams profitieren kann, anstatt sie weiterzuleiten.
 

Beibehaltung eines einzigen Ansprechpartners für eine saubere und klare Kommunikation

Egal, ob man von einem zentralen Ansprechpartner, einer einzigen Anlaufstelle oder 'neuen besten Freund' spricht, es gibt viele Vorteile, wenn eine Person hauptsächlich mit einem bestimmten Kunden interagiert. Für Kunden, Partner oder Lieferanten ist es weniger verwirrend, da sie nun nicht mehr herausfinden müssen, mit wem sie in verschiedenen Angelegenheiten sprechen müssen. Stattdessen können sie sich immer an denselben Account Manager, Relationship Manager, Customer Success Manager oder Services Manager wenden.

Diese zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact, SPOC) fungiert im Wesentlichen als menschlicher Router, der Informationen mit Kollegen austauscht und dem Kunden bei Bedarf die gewünschten Informationen zukommen lässt. SPOCs sorgen für ein einheitliches Kundenerlebnis und dafür, dass das Unternehmen mit einer Stimme spricht.

Die Weitergabe von E-Mails an Teams statt der Weiterleitung ist eine großartige Möglichkeit für SPOCs, Informationen auszutauschen und mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Anstatt E-Mails weiterzuleiten und damit verwirrende „Antwort an alle“-Threads zu erzeugen, können SPOCs die E-Mail an Teams weiterleiten und die Mitglieder dieses Kanals markieren, um die Antwort zu diskutieren und zu vereinbaren. Durch die Weitergabe an Teams wird auch das Risiko verringert, dass ein Kollege in einem aufgeregten und abgelenkten Zustand einen bissigen Kommentar zu der weitergeleiteten E-Mail abgibt, der versehentlich an die E-Mail des Kunden geht. Als Projektleiter und SPOC können Sie sich mit Ihren Teamkollegen austauschen, um klare Antworten zu erhalten, und diese Informationen dann an den Kunden weitergeben, so dass dieser von der ganzen Aufregung hinter den Kulissen verschont bleibt.
 

Phasen, Genehmigungen und nächste Schritte dokumentieren und koordinieren

Eine Sache, die Projektmanager lieben, ist die Dokumentation auf Papier und offen zugängliche Informationen über Aufgaben, Termine und Verantwortlichkeiten. Es wird leicht übersehen, wichtige Phasen, Artefakte, Genehmigungen oder nächste Schritte festzuhalten. Aber wenn Sie sich jetzt ein paar Sekunden Zeit nehmen, um diese wichtigen E-Mails und ihre Anhänge zu speichern, können Sie und Ihr Team in Zukunft viel Zeit und Kopfschmerzen sparen.

Durch das Speichern der E-Mail des Kunden, in der Fragen gestellt werden, um zu bestimmen, wer am gemeinsamen Kickoff-Meeting teilnehmen soll, können alle am Projekt Beteiligten die Frage sehen und ihre Antworten festhalten. Wenn es in Zukunft einen Streit darüber gibt, warum der Data-Governance-Verantwortliche nicht von Anfang an einbezogen wurde, dokumentiert dieser Beitrag in Teams, wie die Entscheidung getroffen wurde.

Durch das Speichern der E-Mail, in der Fragen zu den möglichen Teilnehmern gestellt werden, ist es allen Projektbeteiligten möglich, die Fragen zu sehen und ihre Antworten festzuhalten.Sollte es in Zukunft Streitigkeiten darüber geben, warum der Manager für Daten-Governance nicht von Anfang an einbezogen wurde, dokumentiert dieser Beitrag in Teams, wie die Entscheidung getroffen wurde.
 

Organisieren von Dateien mit Kontext mit Hilfe von Kanälen

Wenn Sie sich entscheiden, die E-Mail über die Teilnahme an am Kick-off zu teilen, haben Sie auch die Möglichkeit, einen Kanal in Teams zu erstellen. Sie können einen Kanal mit dem Titel „Meilenstein-Besprechungen“ erstellen, die E-Mail dort posten und dann alle Ihre Kollegen markieren, die daran teilnehmen müssen. Anstatt Ihren Posteingang nach dieser E-Mail zu durchsuchen, können Sie sie nun leicht finden, da sie mit dem Kanal „Milestone Meetings“ verknüpft ist.

Wenn der Tag der gemeinsamen Kick-off näher rückt, könnten Sie die Vortragenden in diesem Kanal daran erinnern, ihre Folien zwei Tage vorher an Sie zu schicken. Wenn Sie Feedback zu den Folien erhalten, können Sie in diesem Kanal antworten, um zu erläutern, warum sich Version 2 von Version 1 unterscheidet, und damit andere die Entscheidungsfindung nachvollziehen können.
 

Erstellen Sie eine Kanalaufgabenliste

Manchmal müssen E-Mails nicht nur geteilt werden, sondern sie erfordern auch Folgemaßnahmen oder -aktionen. Durch das Verschieben einer E-Mail nach Teams können zugehörige Aufgaben hinzugefügt und zugewiesen werden, während diejenigen, die jetzt für die Durchführung von Maßnahmen verantwortlich sind, Zugriff auf die ursprüngliche Nachricht und den darin enthaltenen Kontext erhalten. Wenn die Fristen für diese Aufgaben näher rücken, kommt es nicht zu zusätzlichen Verzögerungen, weil Kollegen wichtige E-Mails verpassen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Mit der Funktion „Aufgaben“ innerhalb eines Channels können Teammitglieder auch Termine in einem Kalender anzeigen. So kann beispielsweise ein Teilnehmer, der Folien bereitstellen muss, anhand der Kalenderansicht erkennen, dass er sich zu dem Zeitpunkt, an dem die Folien fällig sind, auf einer Reise befindet, und planen, sie vor seiner Abreise bereitzustellen. Es gibt jetzt auch eine Aufzeichnung darüber, wann Aufgaben abgeschlossen wurden (oder Fristen verpasst wurden), wodurch eine größere Verantwortlichkeit und Sichtbarkeit geschaffen wird, während gleichzeitig alles in Teams für zukünftige Referenzen festgehalten wird.
 

Aufrechterhaltung der Kontinuität bei Eintritt und Ausscheiden von Personen aus dem Projekt

Die Fluktuation von Mitarbeitern ist unvermeidlich, so dass jedes Unternehmen die Geschäftskontinuität im Auge behalten muss. Alte Kollegen verlassen das Unternehmen, wechseln die Abteilung oder gehen in den Ruhestand, und ihre Posteingänge werden entweder ihrem Vorgesetzten zur Verfügung gestellt (oft nur für eine begrenzte Zeit), bevor sie archiviert oder gelöscht werden. Der Kollege, der immer in Windeseile die neueste Vertragskopie parat hat, verlässt sich möglicherweise auf seinen Posteingang, auf den Sie keinen Zugriff mehr haben, wenn er nicht mehr da ist. Schlimmer noch, sie könnten die einzige Person sein, die über die wichtige E-Mail, den Kontakt oder den Anhang mit der endgültigen Version verfügt, so dass diese für immer verloren ist. Außerdem ist es nicht ungewöhnlich, dass einige Kollegen dem Projekt zu verschiedenen Zeitpunkten beitreten oder es verlassen. Informationen, die an Teams weitergegeben werden, stehen nun auch dem Teammitglied zur Verfügung, das dem Projekt auf halbem Weg beitritt, wenn es dem Team hinzugefügt wird. Die Weiterleitung einer E-Mail bedeutet, dass zwar alle am Projekt beteiligten Personen zum Zeitpunkt des Projektstarts über die Informationen verfügen, aber jeder, der später hinzukommt, im Dunkeln tappt. Wenn Sie die Informationen jedoch an Teams weitergeben, stehen sie allen zur Verfügung, die Zugriff auf das Team haben. Jetzt kann der neue Kollege, der sich wundert, dass der Kollege mit der Data Governance übersehen wurde, den Verlauf der Diskussion einsehen. Die Einrichtung von Richtlinien und Praktiken für die Freigabe wichtiger E-Mails an Teams verringert das Risiko, dass wichtige Informationen aufgrund der Archivierung von E-Mail-Konten nicht mehr verfügbar sind, und ermöglicht es IT-Managern, die Kosten für die Pflege von Konten - auch archivierten - auf Dauer zu senken.
 

Erstellung einer soliden, durchsuchbaren Aufzeichnung von Mitteilungen und Informationen

Die meisten Personen, die irgendwann in ihrer beruflichen Laufbahn an einem Projekt beteiligt waren, haben die Erfahrung gemacht, dass sie nicht in der Lage waren, Informationen zu finden oder das Gefühl zu haben, dass die ihnen vorliegende Datei die aktuellste ist. Die Weiterleitung von E-Mails und die Verwendung von E-Mails im Allgemeinen zur Verteilung von Informationen tragen leider zu diesem Problem bei, da die Fähigkeit der einzelnen Personen, Informationen zu finden, nur so gut ist wie ihre eigenen Archive. Die gemeinsame Nutzung von Teams ermöglicht jedoch nicht nur das zentrale Auffinden von Dateien und E-Mails, sondern Teams kann auch so angepasst werden, dass Benutzer aufgefordert werden, Metadaten hinzuzufügen, bevor sie in Teams gespeichert werden. Diese Metadatenfunktionalität bedeutet, dass Sie, während Sie Ihrem Arbeitstag nachgehen, E-Mails und Dateien an Teams weitergeben und Dateien mithilfe von Beiträgen kommentieren, gleichzeitig und nahtlos Ihre Projektwebsite aufbauen und sie besser durchsuchbar machen als jede persönliche Outlook-Datei oder SharePoint-Gruppensite. Indem Sie E-Mails an Teams weitergeben, erstellen Sie auch eine robustere, durchsuchbare Aufzeichnung der Kommunikation, so dass ähnliche Fragen oder Situationen auf ähnliche Weise behandelt werden können. Teammitglieder können einem Projekt beitreten oder es verlassen und haben über eine einfache Suche Zugriff auf dieselben Informationen.
 

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