24.11.2022
Mit Microsoft 365 und harmon.ie das Informationschaos überwinden
Im letzten Jahr wurde viel über Remote-Arbeit geschrieben, wobei sich der Großteil der Diskussion auf die Notwendigkeit konzentrierte, Menschen in virtuellen Meetings mit Tools wie Zoom und Teams zusammenzubringen.
Ein Aspekt der Remote-Arbeit, der jedoch weitgehend übersehen wurde, ist die (neue) Herausforderung, Inhalte zu verwalten, wenn Mitarbeiter geografisch verstreut sind. In einem kürzlich veröffentlichten Bericht stellte Gartnerfest: "Da Unternehmen ihre Remote-Arbeitsfunktionen schnell skalieren und neue Technologien einsetzen, wird die IT-Kapazität zunehmend angespannt. ... [Sie] kämpfen immer noch darum, Data-Governance-Frameworks erfolgreich zu implementieren und durchzusetzen. Da sie neue Arten von Daten sammeln undauf fragmentierte Speichersysteme angewiesen sind, sind sie stärker regulatorischen, ethischen und Datensicherheitsrisiken ausgesetzt."
Fragmentierte Speichersysteme können so einfach sein wie das Speichern von E-Mail-Anhängen und das Herunterladen von Dateien auf eine lokale Festplatte. In einem kürzlich durchgeführten Webinar berichtete Employment and Social Development Canada (ESVK), dass ihre Mitarbeiter genau das taten. Als der Lockdown kam, entdeckte die IT im ESVK, dass E-Mail-Postfächer "explodierten", als Mitarbeiter, die plötzlich von freigegebenen Laufwerken getrennt waren, wichtige Dokumente in E-Mails und auf ihren lokalen Laufwerken lagerten, was zu endlosen Dokumentversionen führte und... "Informationschaos."
Wie viele Organisationen migrierte ESDC schnell zu Microsoft 365, und das war für Meetings äußerst erfolgreich – 30.000 Mitarbeiter wechselten in nur 3 Monaten zu Teams. Um dem Informationschaos zu begegnen, bestand der nächste Schritt darin, Dokumente mit den bereits vorhandenen Microsoft 365-Tools in Ordnung zu bringen.
Es ist jedoch nicht einfach, Dokumente mit Microsoft 365 in Ordnung zu bringen, da Microsoft 365 mehrere Apps mit Dokumentrepositorys enthält. Ein typisches Beispiel; Microsoft 365-E-Mails und -Dokumente können in Outlook, SharePoint, OneDrive und sogar Teams gespeichert werden. Da sich viele Mitarbeiter von Home-Office-"Silos" abmühen, ist es jedermanns Vermutung, wo E-Mails und Dokumente tatsächlich landen. Die Frage lautet: "Wie können Sie Information Governance mit einer so verteilten Belegschaft implementieren?"
Information Governance
Die Durchsetzung von Information Governance ist zum Teil ein Problem, da viele E-Mails "Dokumente of Record" sind, die für Compliance- oder Regulierungsanforderungen aufbewahrt werden müssen. Und mit Microsoft 365 ist es nicht einfach, wichtige E-Mails und Dokumente in SharePoint, OneDrive, Teams und Outlook zu finden ... für Remote-Mitarbeiter sowie für Informations- und Compliance-Manager.
Während Microsoft 365 Teil des Problems sein könnte, wenn es zusammen mit dem neuen harmon.ie 365 verwendet wird, ist es auch der Kern der Lösung... Weil harmon.ie 365 das Erfassen, Klassifizieren und anschließende Erkennen von E-Mails und Dokumenten in mehreren Microsoft 365-Apps vereinfacht. SharePoint, OneDrive, Teams und Outlook.
Ein Aspekt der Remote-Arbeit, der jedoch weitgehend übersehen wurde, ist die (neue) Herausforderung, Inhalte zu verwalten, wenn Mitarbeiter geografisch verstreut sind. In einem kürzlich veröffentlichten Bericht stellte Gartnerfest: "Da Unternehmen ihre Remote-Arbeitsfunktionen schnell skalieren und neue Technologien einsetzen, wird die IT-Kapazität zunehmend angespannt. ... [Sie] kämpfen immer noch darum, Data-Governance-Frameworks erfolgreich zu implementieren und durchzusetzen. Da sie neue Arten von Daten sammeln undauf fragmentierte Speichersysteme angewiesen sind, sind sie stärker regulatorischen, ethischen und Datensicherheitsrisiken ausgesetzt."
Fragmentierte Speichersysteme können so einfach sein wie das Speichern von E-Mail-Anhängen und das Herunterladen von Dateien auf eine lokale Festplatte. In einem kürzlich durchgeführten Webinar berichtete Employment and Social Development Canada (ESVK), dass ihre Mitarbeiter genau das taten. Als der Lockdown kam, entdeckte die IT im ESVK, dass E-Mail-Postfächer "explodierten", als Mitarbeiter, die plötzlich von freigegebenen Laufwerken getrennt waren, wichtige Dokumente in E-Mails und auf ihren lokalen Laufwerken lagerten, was zu endlosen Dokumentversionen führte und... "Informationschaos."
Wie viele Organisationen migrierte ESDC schnell zu Microsoft 365, und das war für Meetings äußerst erfolgreich – 30.000 Mitarbeiter wechselten in nur 3 Monaten zu Teams. Um dem Informationschaos zu begegnen, bestand der nächste Schritt darin, Dokumente mit den bereits vorhandenen Microsoft 365-Tools in Ordnung zu bringen.
Es ist jedoch nicht einfach, Dokumente mit Microsoft 365 in Ordnung zu bringen, da Microsoft 365 mehrere Apps mit Dokumentrepositorys enthält. Ein typisches Beispiel; Microsoft 365-E-Mails und -Dokumente können in Outlook, SharePoint, OneDrive und sogar Teams gespeichert werden. Da sich viele Mitarbeiter von Home-Office-"Silos" abmühen, ist es jedermanns Vermutung, wo E-Mails und Dokumente tatsächlich landen. Die Frage lautet: "Wie können Sie Information Governance mit einer so verteilten Belegschaft implementieren?"
Information Governance
Die Durchsetzung von Information Governance ist zum Teil ein Problem, da viele E-Mails "Dokumente of Record" sind, die für Compliance- oder Regulierungsanforderungen aufbewahrt werden müssen. Und mit Microsoft 365 ist es nicht einfach, wichtige E-Mails und Dokumente in SharePoint, OneDrive, Teams und Outlook zu finden ... für Remote-Mitarbeiter sowie für Informations- und Compliance-Manager.
Während Microsoft 365 Teil des Problems sein könnte, wenn es zusammen mit dem neuen harmon.ie 365 verwendet wird, ist es auch der Kern der Lösung... Weil harmon.ie 365 das Erfassen, Klassifizieren und anschließende Erkennen von E-Mails und Dokumenten in mehreren Microsoft 365-Apps vereinfacht. SharePoint, OneDrive, Teams und Outlook.
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