Wie die IT die Performance eines Unternehmens fördern kann.

Um sicherzustellen, dass Microsoft 365 Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen, muss sich Ihre IT-Abteilung mit allen Geschäftsbereichen befassen. Damit auch alle Anforderungen der unterschiedlichen Bereiche berücksichtigt werden. In diesem Artikel erläutern wir, warum dies so wichtig ist und wie die IT die Performance eines Unternehmens fördern kann.  
 

Microsoft 365-Migration als Chance für die Geschäftstransformation

Microsoft 365 ist nicht nur eine Reihe neuer Technologien. Es ist eine Plattform, um eine bessere Arbeitsweise zu übernehmen. Aber viel zu oft handelt es sich bei Microsoft 365-Rollouts um IT-gesteuerte, technologieorientierte Aufgaben, die offensichtlich keinen Bezug zum Alltag und den Geschäftsfunktionen der Endnutzer haben. Für sie ist es nur neue Software, die sie kennenlernen und mit der sie umgehen müssen, anstatt die vielen Möglichkeiten, wie sie sich auf ihre Produktivität auswirken kann, vollständig zu verstehen und sie zu nutzen.

Das liegt zum Teil daran, dass diese Rollouts von der IT gesteuert und sozialisiert werden. Sie betrachten die Situation durch ihre eigene Linse von Compliance, Sicherheit und Informationsmanagement. Aber das sind oft abstrakte Konzepte, die nichts mit den Mitarbeitern direkt an der Front zu tun haben, die versuchen, ihre Aufgaben zu erledigen und ihre eigenen Ziele zu erreichen.

Um diese Dynamik umzukehren, muss die IT-Abteilung nicht nur ihren Business Case für Microsoft 365 an der Technologiefront darlegen, sondern auch, wie es mit den Zielen und Problemstellungen der einzelnen Geschäftsbereiche übereinstimmt.
 

IT braucht eine Produktmentalität

Während jede IT-Abteilung weiß, dass ihr Zweck darin besteht, das Unternehmen und seine Mitarbeiter zu unterstützen, schwingt das Pendel oft eher in Richtung Unternehmensziel als in Richtung der Bedürfnisse der Endnutzer. Aber das richtige Gleichgewicht stellt sicher, dass die Unternehmensziele – wie z.B. die Sicherheit – weiterhin erreicht werden, und hilft gleichzeitig den Endnutzer und Geschäftsbereichen, ihre Ziele zu erreichen.

Erstens bedeutet dies, dass die IT die Endnutzer als Kunden und nicht nur als Benutzer betrachten muss, und diese Kunden stehen mehr denn je unter dem Druck, zu liefern. Die IT muss dann verstehen, wie ihre internen Kunden den Erfolg messen, und ihre eigenen Erfolgskennzahlen entsprechend ausrichten.

Dies erfordert ein diskreteres Microsoft 365-Wertversprechen als die breiteren Top-Line-Geschäftsthemen. Ein Endnutzer sollte verstehen, dass Microsoft 365 ihm hilft, seine Arbeit besser, schneller, effizienter oder profitabler zu erledigen, und die IT kann ihm dabei helfen, indem er einen Mehrwert auf der Ebene des Anwendungsfalls liefert.

Informationsmanagement mag für die IT aufgrund der ständig steigenden Anforderungen an Compliance und Sicherheit wichtig sein, aber wie soll sich ein Einzelner mit diesen Konzepten auseinandersetzen, wenn es nicht sein Kernaugenmerk ist und nur am Rande mit seinem alltäglichen Leben zu tun zu haben scheint?
 

Leitplanken vs. Hindernisse

In der IT dreht sich alles um Regeln und Berechtigungen… Wer kann was, wann, wo und wie? Aber das ist nicht die Art und Weise, wie Endnutzer über diese Dinge denken. Sie wollen nur Dinge erledigen und sehen die IT als kuriose Aufsichtsperson, die ihnen sagt, dass sie langsamer werden oder einen anderen Weg gehen sollen. Dies mag zwar die Sicherheit des Unternehmens gewährleisten, macht aber das Leben der Endbenutzer nicht einfacher.

Stattdessen sollte die IT ihre Rolle als Wegbereiter und nicht als Blockierer betrachten, was bedeutet, dass sie Leitplanken einrichten muss, um die Sicherheit aller zu gewährleisten. Wenn es richtig gemacht wird, werden diese Leitplanken gleich zu Beginn festgelegt, wenn Nutzer beginnen ihre Arbeitsbereiche in SharePoint und Microsoft Teams einzurichten und Inhalte zu erstellen.

Ein Ansatz besteht darin, diese Arbeitsbereiche proaktiv mithilfe von Vorlagen bereitzustellen, die für den Geschäftsfall des Endnutzers entwickelt wurden. Wenn die IT-Abteilung diese jedoch in ihrer eigenen Blase aufbaut, wird sie unweigerlich etwas falsch machen. Um dies zu vermeiden, muss die IT mit den Geschäftsbereichen und Endnutzern zusammenarbeiten, um die Anforderungen zu erfassen und dann einen Ausgangspunkt mit den richtigen Strukturen und Regeln bereitzustellen, um die Produktivität zu fördern und gleichzeitig zu verhindern, dass die Mitarbeiter sprichwörtlich in den Brunnen fallen.

Und obwohl es für die IT-Abteilung einfach sein mag, nur ein paar Standardvorlagen selbst zu erstellen, ist es sehr unwahrscheinlich, dass diese der Absicht und den Anforderungen tatsächlicher, realer Projekte mit all ihren Nuancen und Macken entsprechen. Damit IT-Organisationen Endnutzer und Stakeholder umfassend einbinden können, sollten sie andere Abteilungen zur Unterstützung in diese Bemühungen einbeziehen. Dies kann die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung und/oder dem Marketing umfassen, um Schlüsselbotschaften richtig zu vermitteln, die Belegschaft über diese Themen aufzuklären und die Dinge ein wenig menschlicher zu gestalten.

Mehr ist nicht immer besser

Während es ein eigenes Problem ist, dass Mitarbeiter Microsoft Teams oder SharePoint nicht übernehmen, gibt es auch Bedenken, wenn Mitarbeiter etwas zu enthusiastisch und optimistisch in Bezug auf die Pläne mit Microsoft 365 werden. Ohne angemessene Schulung, Anleitung und Leitplanken können die Mitarbeiter anfangs übermäßig ehrgeizig sein, was zu einer problematischen Bürde für das Unternehmen führen kann.

Als die COVID-19-Pandemie Unternehmen dazu brachte, SharePoint und Microsoft Teams als Plattform für die Zusammenarbeit einzuführen, gab es verständlicherweise eine Flut von Aktivitäten, als die Mitarbeiter versuchten, herauszufinden, wie sie diese Lösungen im Handumdrehen nutzen können, oft mit wenig Anleitung oder Schulung. Die Menschen begannen, überall Arbeitsbereiche zu erstellen und Inhalte hinzuzufügen, mit wenig Verwaltung, Planung oder Organisation.

Während einige dieser neuen Bausteine für die Zusammenarbeit viel Aktivität und ordnungsgemäße Dateifreigabe erlebt haben, führte dies leider auch zu einem Anstieg der inaktiven Gruppen – die Untersuchung von ShareGate ergab einen Anstieg der inaktiven Gruppen um 66 % innerhalb von sechs Monaten. Diese verlassenen SharePoint-Websites und Teams-Kanäle richten jedoch mehr Schaden an, als nur Speicherplatz zur verbrauchen und digitalen Staub anzusammeln. Sie erschweren es Mitarbeitern, ihre Arbeit zu erledigen, und machen die Dinge weniger effizient. Das liegt daran, dass inaktive Gruppen die Suchergebnisse überladen und die Navigation und das Auffinden zu einem langwierigen und frustrierenden Prozess machen.

Der unbeabsichtigte Nebeneffekt, den Endnutzer die Möglichkeit zu geben, diese Plattformen zu nutzen, führt dazu, dass die Mitarbeiter weniger effizient waren, weil sie nicht wussten, wo die Dinge sind oder sein sollen, was sie verlangsamt und frustriert, und das kann sich auf die langfristige Akzeptanz auswirken.
 

Manche Leitplanken machen nicht alle glücklich

Während es im Allgemeinen die Produktivität fördert, Dinge schnell und einfach zu machen, gibt es einige Fälle, in denen die Leitplanken der IT die Endnutzer immer noch belästigen oder frustrieren können. Hier können wir uns daran erinnern, dass sowohl die Endnutzer als auch das Unternehmen selbst die Kunden der IT sind, und im Zweifelsfall wird das Geschäft immer Vorrang haben.

Ein häufiger Bereich, in dem Bequemlichkeit und Compliance aneinandergeraten, ist die Freigabe von Dateien außerhalb des Unternehmens. Die Untersuchung von ShareGate ergab zu Beginn der Pandemie einen Anstieg der externen Dateifreigabe – ein Anstieg der externen Links um 74 % von Dezember 2020 bis Februar 2021 – und nur 41 % der Unternehmen verfügen über einen Prozess zur Überprüfung dieser externen Links. Noch besorgniserregender ist, dass 25,6 % der Unternehmen keine Benutzerüberprüfungs- oder Anmeldeanforderungen für den Zugriff auf freigegebene Dateien haben.

Wenn diese eklatanten Sicherheitslücken auftauchen, muss die IT-Abteilung möglicherweise „Bad Cop“ spielen, um die Dinge ein wenig zu zügeln. Dabei geht es nicht darum, übereifrig zu sein, sondern darum, die Art und Weise, wie die Arbeit in der Praxis abläuft, mit den Sicherheitsanforderungen in Einklang zu bringen, die zum Schutz des Unternehmens erforderlich sind.
 

Die Wahl der richtigen Werkzeuge

Das Microsoft 365-Ökosystem bietet eine Fülle von Tools, Dienstprogrammen und Plug-Ins, aber wir wollen hervorheben, wie zwei von ihnen zusammenarbeiten, um einen IT-Ansatz zu schaffen, dem die Governance nicht zum Opfer fällt und gleichzeitig Produktivität ermöglicht.

ShareGate schafft die Voraussetzung für einen reibungslose IT-Governance und ermöglicht es der IT, schnell Vorlagen zu erstellen und verschiedene Regeln und Strukturen vorzudefinieren, um wichtige Leitplanken zu setzen. harmon.ie bietet dann eine leistungsstarke Benutzererfahrung für Endnutzer, indem es die Lücke zwischen Outlook und Microsoft Teams schließt, sodass Kollegen Dateien und E-Mails einfach per Drag & Drop freigeben und wichtige Metadateneigenschaften definieren können.

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