E-Mails sind ein kollaboratives Tool, dass verwaltet werden muss
E-Mail ist unser am häufigsten genutztes Kommunikationsmittel mit Geschäftskontakten innerhalb und außerhalb des Unternehmens. Aber wir arbeiten zu selten mit Externen zusammen, um die ideale Nachricht für kritische Kommunikation zu erstellen. Während sich jeder über das Layout von Dokumenten, die Wahl der Zeichensetzung und die Schriftgröße der Datei, die wir versenden und weiterleiten, Gedanken macht, übersehen die meisten von uns ständig den Inhalt der E-Mails, die zur Zustellung von Anhängen und Links verwendet werden. Outlook ist für das gemeinsame Verfassen und Überprüfung von E-Mails nicht sehr gut geeignet und hält die meisten davon ab, den Text einer bestimmten Nachricht umständlich herumzuschicken, um zusätzlichen Input zu erhalten.
Diese Lücke bei der Zusammenarbeit steht im Widerspruch zu den allgemeinen Trends, die wir jeden Tag an den Arbeitsplätzen sehen. Cloud Computing, Bildschirmfreigabe und asynchrones Messaging ermöglicht reibungslose Möglichkeiten in Echtzeit, ihre Kräfte zu bündeln und auf Plattformen wie Microsoft Teams zusammenzuarbeiten. Es ist einfacher denn je, so viele Personen zu einem Teams-Chat oder -Kanal einzuladen, wie Sie möchten. Sie können ihre Meinung äußern, Bearbeitungen vornehmen, Beiträge leisten, überprüfen, kommentieren und schließlich die Dokumente, Präsentationen und andere Dateien genehmigen, die wir für täglichen Geschäftsprozesse verwenden.
Und während die meisten E-Mails bei vielen Nutzern nicht geprüft werden müssen, bevor sie auf „Senden“ klicken, verdienen ausgewählte Nachrichten diese erhöhte Aufmerksamkeit und Überprüfung. Wann es sinnvoll ist, das Verfassen von E-Mails zu einer Gruppenübung zu machen, und wie dies am einfachsten zu bewerkstelligen ist, erfahren Sie im Folgenden.
Warum Sie gemeinsam an E-Mails arbeiten sollten
E-Mails sind kostenlos, und ihre „easy come, easy go“ -Natur macht es wichtig, sich von der Masse abzuheben, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen und in kurzer Zeit eine klare und prägnante Botschaft zu übermitteln. Sie haben nur eine begrenzte Anzahl an Möglichkeiten, mit Kunden, Interessenten oder Partner zu kommunizieren, daher sollten Sie jede Gelegenheit optimal nutzen.
Gleichzeitig kann der Inhalt Ihrer E-Mail dank E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien und rechtlichen Offenlegungsregeln auch jahrzehntelang weiterleben. Dies erhöht die Bedeutung der Sicherstellung, dass die Inhalte korrekt und für jedes Publikum angemessen sind.
E-Mails machen den ersten Eindruck. Egal, ob es sich um einen kalten Erstkontakt, ein Verkaufsangebot, eine Vertragsverhandlung oder ein Supportproblem handelt. Die E-Mails, die wir senden, sind oft die erste Interaktion, die wir mit Unternehmen oder Einzelpersonen haben. Sie erhalten eine neue Nachricht in Ihrem Posteingang, sehen, von wem sie stammt, und werfen einen Blick auf die Betreffzeile. In vielen Fällen ist das buchstäblich alles, was Sie jemals mit Ihrer Nachricht erreichen werden, da die Schaltfläche „Löschen“ nur einen kleinen Finger davon entfernt ist, dies E-Mail aus Ihrem Posteingang zu löschen.
Sie müssen Ihren Standpunkt schnell darlegen. Wenn Sie das Glück haben, dass die Nachricht tatsächlich geöffnet wird, haben Sie ein paar Sekunden Zeit, um die Aufmerksamkeit zu behalten und Ihre Kernbotschaft zu übermitteln. Aus diesem Grund ist es auch in E-Mails in vielen Fällen sinnvoll, eine BLUF-Strategie (Buttom Line Up Front) zu verfolgen. Erst nachdem Sie den gesamten Text der Nachricht gelesen haben, gelangen Sie zu dem Link oder Anhang, den Sie öffnen möchten.
Jede E-Mail ist ein Datensatz. Möglicherweise löschen Sie Ihre E-Mails und streben nach Inbox Zero, aber Ihr Empfänger hat möglicherweise einen anderen Ansatz. In der Tat könnten Sie gesetzlich verpflichtet sein, Ihre Nachricht im Rahmen ihrer E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien monate- oder jahrelang als Aufzeichnung aufzubewahren. Ihre gelegentlichen Fehler, Tippfehler oder veralteten Informationen können eine ganze Weile existieren.
Kontext bedeutet alles. Wenn Sie nicht einen vollumfänglichen Überblick haben oder Ihr Team zuverlässig jede gesendete E-Mail teilt, kennen Sie wahrscheinlich nicht jedes Detail jeder Interaktion zwischen Ihrem Unternehmen und dem Empfänger. Möglicherweise wissen Sie auch nicht, was in Ihrer eigenen Organisation vor sich geht und sich auf die in einer bestimmten E-Mail enthaltenen Angebote oder Verträge auswirken könnte. Vielleicht hat ein Vertriebsmitarbeiter ihnen einen niedrigeren Preis angeboten oder der CTO benötigt eine aktualisierte API-Dokumentation, um ein Geschäft abzuschließen. Die Einbeziehung anderer relevanter Stakeholder in den E-Mail-Einstellungs- und Überprüfungsprozess stellt sicher, dass Sie sich abstimmen und diese Details nicht verpassen.
Der einfachste Weg, gemeinsam an E-Mails zu arbeiten
Die heutigen Tools und Technologien ermöglichen es viel schneller und effizientere gemeinsam an E-Mails zu arbeiten und deshalb kann auf das Versenden von E-Mail-Entwürfen per E-Mail mit anschließendem Versuch, Kommentare und Bearbeitungen von mehreren Nutzern einzubauen, verzichtet werden.
Mit Microsoft 365 haben Sie zwei verschiedene Orte, an denen Sie gemeinsam an E-Mail-Entwürfen arbeiten können - Microsoft Teams und SharePoint. Sobald sich der E-Mail-Entwurf in Teams oder SharePoint befindet, kann jeder den Entwurf sehen und bearbeiten, um sicherzustellen, dass er perfekt ist, bevor er an andere gesendet wird.
Der einfachste Weg, Outlook-E-Mail-Entwürfe in Teams oder SharePoint zu speichern, ist die Verwendung der harmon.ie 365 Suite. Sobald sie installiert ist, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Entwurfsnachricht speichern im harmon.ie Menüband und wählen aus, wo sie gespeichert werden soll.
Mit dem Tool von harmon.ie und der Verpflichtung zur Zusammenarbeit können Sie und die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bei der Erstellung präziser E-Mails, die dem Empfänger die passende Botschaft vermitteln, zusammenarbeiten. Starten Sie noch heute mit der kostenlosen Testversion von harmon.ie.
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