New harmon.ie 2.0: E-Mail-Ablage auf Autopilot

New harmon.ie ist Ihre Outlook-Seitenleiste zum Speichern, Verwalten und Auffinden von E-Mails und Dokumenten in Microsoft 365 – ohne den Posteingang verlassen zu müssen. Version 2.0 ist ein wichtiger Meilenstein und stellt insbesondere die E-Mail-Automatisierung in den Mittelpunkt, die sich derzeit in der Beta-Phase befindet: Lassen Sie harmon.ie die richtigen E-Mails automatisch in Microsoft 365 speichern, anstatt darauf angewiesen zu sein, dass jemand an die Ablage denkt.

Darüber hinaus erleichtert die neue Version die tägliche Arbeit durch eine übersichtlichere Navigation, anpassbare Textgrößen und ein erweitertes E-Mail-Header-Mapping für Administrator:innen. Hier erfahren Sie, was neu ist.

Lassen Sie harmon.ie die richtigen E-Mails automatisch in Microsoft 365 speichern (Beta)

Die manuelle Ablage ist eine Schwachstelle jeder Strategie für das E-Mail-Management in Microsoft 365: Wenn die Erfassung einer relevanten E-Mail davon abhängt, dass jemand daran denkt, sie zu speichern, können wichtige Informationen verloren gehen.

Die E-Mail-Automatisierung, die sich derzeit in der Beta-Phase befindet, schließt diese Lücke. Sie legen einmal eine Regel fest und harmon.ie speichert die passenden E-Mails automatisch in SharePoint oder Microsoft Teams.
In der ersten Phase der Beta stehen zwei Arten von Regeln zur Verfügung:

• Konversation speichern: Sie können eine Konversation für die automatische Ablage auswählen. Jede neue Antwort wird anschließend automatisch am gleichen Speicherort abgelegt.
• Nach Absender speichern: harmon.ie geht noch einen Schritt weiter. Wenn erkannt wird, dass Sie E-Mails desselben Absenders wiederholt am gleichen Ort speichern, schlägt harmon.ie vor, eine entsprechende Regel zu erstellen. Künftige E-Mails dieses Absenders werden anschließend automatisch für Sie gespeichert, ohne dass Sie jede einzelne Nachricht manuell ablegen müssen.

Das neue Automation Dashboard gibt Ihnen jederzeit die Kontrolle. Starten Sie einen Scan, um E-Mails zu speichern, die Ihren Regeln entsprechen, prüfen Sie, wie viele E-Mails gespeichert wurden und ob Probleme aufgetreten sind, und sehen oder löschen Sie Ihre Regeln jederzeit.
Während der ersten Phase der Beta starten Sie jeden Durchlauf selbst über das Dashboard. Automatische Abläufe im Hintergrund folgen in einer späteren Phase.

Mit Shared Saves erkennt harmon.ie außerdem, wenn eine Kollegin oder ein Kollege eine E-Mail speichert, die Sie ebenfalls erhalten haben. harmon.ie kennzeichnet Ihre Kopie in Outlook mit einer Kategorie, die anzeigt, dass die E-Mail bereits gespeichert wurde und wo sie abgelegt ist. Dadurch wird vermieden, dass dieselbe E-Mail mehrfach gespeichert wird.
Da die Automatisierung relevante E-Mails konsistent erfasst, unterstützt sie außerdem die E-Mail-Compliance: Wichtige E-Mails gelangen zuverlässig in Microsoft 365 – unabhängig davon, ob jemand daran denkt, sie manuell abzulegen. Gleichzeitig verbleiben die Inhalte während des gesamten Prozesses in Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant.

Die E-Mail-Automatisierung wird als Beta sowohl für das Outlook-Add-in als auch für die Desktop-App bereitgestellt. Wenn Sie die Funktion in Ihrer Organisation testen möchten, können Sie sich für die Beta anmelden.
 

Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihren Speicherort in Microsoft 365

Beim Wechsel zwischen SharePoint-Sites, Microsoft Teams und OneDrive-Ordnern kann schnell unklar werden, an welcher Stelle innerhalb der Microsoft-365-Struktur Sie sich gerade befinden.
In der Content-Ansicht zeigt ein neuer Navigationspfad den vollständigen Weg zu Ihrem aktuellen Speicherort. Mit einem Klick können Sie direkt zu jeder Ebene innerhalb dieses Pfads wechseln.
Wenn die Seitenleiste breit genug ist, wird der Pfad als Breadcrumb-Navigation dargestellt. Bei weniger verfügbarem Platz wird er zu einem Dropdown-Menü zusammengefasst. Dadurch bleibt die Navigation unabhängig von der Breite der Seitenleiste übersichtlich und nutzbar.

Mit den Funktionen Zurück und Vorwärts können Sie außerdem zwischen zuletzt besuchten Speicherorten wechseln – ähnlich wie beim Navigieren zwischen Webseiten in einem Browser.
Zusammen erleichtern diese Funktionen das Verwalten von Inhalten in SharePoint, Microsoft Teams und OneDrive und sorgen auch bei der Arbeit mit mehreren Speicherorten für eine übersichtliche und nachvollziehbare Navigation.
 

Entscheiden Sie, was passiert, wenn ein Element bereits vorhanden ist

Wenn Sie eine Datei speichern oder hochladen, die am gewählten Speicherort bereits vorhanden ist, steht Ihnen jetzt eine dritte Option zur Verfügung.
Neben Element ersetzen und Beide behalten können Sie Element überspringen auswählen. Dadurch bleibt das bereits vorhandene Element unverändert.
Diese zusätzliche Option ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig speichern und vorhandene Dateien weder überschreiben noch duplizieren möchten.
 

Wählen Sie die für Sie passende Textgröße

Nicht alle Nutzer:innen bevorzugen dieselbe Textgröße und auch die verwendeten Bildschirmgrößen unterscheiden sich. New harmon.ie ermöglicht Ihnen deshalb jetzt, in den Einstellungen zwischen den Textgrößen Klein, Mittel und Groß zu wählen. Die Änderung wird unmittelbar übernommen. Die Anpassungsmöglichkeit erleichtert das Lesen und Arbeiten mit der harmon.ie-Seitenleiste über den gesamten Arbeitstag hinweg.

Einheitliche E-Mail-Metadaten – auch in neuen Bibliotheken (Admin)

Wenn harmon.ie eine E-Mail speichert, werden Informationen aus den E-Mail-Headern SharePoint-Spalten zugeordnet. Dadurch können E-Mails bereits bei der Ablage strukturiert klassifiziert werden.
harmon.ie konnte diese Struktur bereits automatisch in Bibliotheken erstellen, die noch nicht entsprechend eingerichtet waren – vorausgesetzt, das standardmäßige E-Mail-Header-Mapping wurde verwendet.
Mit New harmon.ie 2.0 funktioniert dies nun auch mit dem individuellen Mapping Ihrer Organisation. harmon.ie erstellt den E-Mail-Inhaltstyp sowie die benötigten Spalten anhand Ihrer eigenen Definitionen – auch in Bibliotheken, in denen diese bislang nicht vorhanden sind.

Für Administrator:innen bedeutet dies eine konsistente Klassifizierung von E-Mails innerhalb der gesamten Microsoft-365-Umgebung, ohne jede Bibliothek einzeln konfigurieren zu müssen.
Sie definieren das Mapping einmal in Ihrer zentralen Konfiguration und harmon.ie wendet es überall dort an, wo E-Mails gespeichert werden.

Das Prinzip entspricht dem Hinzufügen von Metadaten bei der Ablage aus Outlook – mit New harmon.ie 2.0 wird es nun so erweitert, dass auch neu verwendete Bibliotheken berücksichtigt werden können.

Entwickelt für Ihre tägliche Arbeit in Microsoft 365

Alle Neuerungen in New harmon.ie 2.0 verfolgen dasselbe Ziel: Ihre E-Mails und Dokumente dort abzulegen, wo sie hingehören – in Microsoft 365 – und dabei den manuellen Aufwand sowie die Abhängigkeit von einzelnen Arbeitsschritten zu reduzieren.

Da harmon.ie direkt mit Ihrem eigenen Microsoft-365-Tenant arbeitet, verlassen Ihre Inhalte Microsoft 365 nicht.
New harmon.ie ist auf die Arbeitsweise von Teams ausgerichtet, die täglich mit Outlook arbeiten und gleichzeitig Anforderungen an eine strukturierte und nachvollziehbare Dokumentenablage erfüllen müssen. So wird eine konsistente Ablage Bestandteil des täglichen Arbeitsprozesses, anstatt einen zusätzlichen Arbeitsschritt darzustellen.

Starten Sie mit New harmon.ie 2.0

New harmon.ie 2.0 steht allen Nutzer:innen sowohl im Outlook-Add-in als auch in der Desktop-App in Version 1.2 zur Verfügung.
Die E-Mail-Automatisierung befindet sich derzeit in der Beta-Phase und steht harmon.ie-Kund:innen sowie Testnutzer:innen ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung.