Chat oder Kanäle? Was nutze ich am besten in Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist der Ort für Zusammenarbeit im Microsoft 365-Ecosystem. Hier können sich Kollegen Nachrichten senden, sich treffen, Informationen austauschen und sich als Gruppe organisieren, um Probleme zu lösen oder Projekte zu verwalten. Auf dem Höhepunkt der Pandemie löste die Video-, Audio- und textbasierte Chat-Funktion von Teams einen enormen Boom bei Nutzern aus, die zuvor nur wenig mit dem Produkt in Berührung gekommen sind.

Teams leidet jedoch an einem weit verbreiteten Problem, das viele Anwendungen betrifft: Es bietet viele verschiedene Funktionen, aber die meisten Benutzer haben nur einen begrenzten Überblick über alle seine Fähigkeiten. Ein Teil der Herausforderung besteht darin, dass die meisten Benutzer eine Einführung in Teams erhalten, indem sie zu einem virtuellen Meeting in Teams eingeladen werden, was dazu führt, dass es als Zoom-Äquivalent betrachtet wird. Oder das Messaging mit Kollegen, was Analogien zu Skype oder anderen Instant- oder asynchronen Messaging-Programmen hervorruft.

In Wahrheit kann Teams aber viel mehr als Zoom oder Skype, aber viele Neulinge sehen zu Beginn nur die beiden zentralen Anlaufstellen Chat und Kanäle. Die Unterschiede zwischen diesen beiden Varianten zu verstehen und zu wissen, wann sie verwendet werden müssen, ist der Schlüssel dazu, den Nutzen dieses leistungsstarken Tools zu maximieren und die Nutzung durch ihr Team zu optimieren.

Wir möchten nun die Verwirrung beenden und genau klären, wofür Chat und Kanäle am besten geeignet sind. Einen besonderen Schwerpunkt legen wir hier darauf, wie sich Nachrichten und freigegeben Dateien zwischen diesen beiden Varianten unterscheiden.  

Was sind Microsoft Teams-Chats und wann sollte ich sie verwenden? 

Chat sind sofortige asynchronen Nachrichten, ähnlich dem, wofür Sie Skype verwenden könnten. Sowohl interne als auch externe Personen können zu Chats eingeladen werden. Sprach- und Videoanrufe mit anderen Chat-Teilnehmern können ebenfalls direkt aus der Chat-Oberfläche heraus gestartet werden.

Chats eignen sich am besten für kurze, spontane Gespräche zwischen einer kleinen Anzahl von Teilnehmern oder für sensible Themen, da sie privat und auf eingeladene Teilnehmer beschränkt sind. Für eine Ad-hoc Diskussion, die nicht beibehalten oder weit verbreitet werden muss, sind sie eine perfekte Art der Kommunikation. Sie sind auch praktisch, wenn Sie sich bereits in einem Meeting befinden und einen Link oder eine Datei austauschen müssen.
 

Was sind Microsoft Teams-Kanäle und wann sollte ich sie verwenden? 

Kanäle sind permanente, fortlaufende Räume für die Zusammenarbeit. Sie eignen sich ideal für die Freigabe von Ankündigungen, Projektaktualisierungen und Informationen oder Dateien, die für die Verwendung durch ein ganzes Team vorgesehen sind.

Wenn jemand zu einem Team mit Zugriff auf einen bestimmten Kanal hinzugefügt wird, kann er den gesamten Verlaufsdatensatz sehen. Kanäle unterstützen auch strukturierte Nachrichtenformate mit Überschriften usw., und wenn jemand auf einen Kanalbeitrag antwortet, wird ein neuer Thread erstellt, der die gesamte anschließende Konversation erfasst, anstelle der einsamen, langen Zeichenfolge eines Chats. Dies macht Kanäle zum idealen Forum für ganze Teams, die an bestimmten Initiativen oder allgemeineren, laufenden Anliegen zusammenarbeiten.

Warum ist es wichtig, was ich verwende? 

 

Ob man eine Konversation in einem Chat oder in einem Kanal zu beginnen, macht einen großen Unterschied. Chats finden zwischen Einzelpersonen statt, und die Daten, die über einen Chat erstellt und freigegeben werden, verbleiben im persönlichen OneDrive-Speicher jedes Teilnehmers, sodass andere in Ihrer Organisation oder im erweiterten Team diese Informationen nicht sehen, finden oder darauf zugreifen können.

Personen können jederzeit zu einem Chat hinzugefügt oder entfernt werden, aber sie können weder sehen, was gepostet wurde, bevor sie hinzugefügt wurden, noch nachdem sie entfernt wurden. Sie behalten aber den Zugriff auf alles, was während ihrer Zeit in diesem Chat geteilt wurde.

Bei den Kanälen gibt es keine Einschränkungen. Wenn Sie in einem Team mit Zugriff auf einen Kanal sind, kann jeder alles sehen (es sei denn, es handelt sich um einen privaten Kanal). Weshalb sich ein Kanal besser als Wissensdatenbank und historisches Archiv von bisherigen Diskussionen und geteilten Dateien eignet.

Die Dateiverwaltung ist ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal zwischen Chats und Kanälen, obwohl beide über einen Tab „Dateien“ verfügen. Dateien, die zu einem Chat hinzugefügt wurden, werden auf dem OneDrive des Uploaders gespeichert, wobei die anderen Teilnehmer Zugriff auf diese Datei erhalten. Alle Änderungen an der Datei erfolgen in dem OneDrive-Speicher des ursprünglichen Uploaders, und wenn diese Person das Unternehmen verlässt oder beschließt, die Datei von ihrem OneDrive-Speicher zu löschen, verlieren auch alle anderen den Zugriff.

Bei Kanälen werden hinzugefügte Dateien automatisch auf der SharePoint-Website für das gesamte Team gespeichert. Dadurch wird die Abhängigkeit vom OneDrive-Speicher einer Person beseitigt und ein dauerhafter Speicherort für die Datei, einschließlich des Versionsverlaufs, geschaffen.

Bei Nachrichten gibt es auch einen Unterschied zwischen Chat und Kanälen, wenn es um die Langzeitspeicherung geht. Chatnachrichten befinden sich im persönlichen Exchange-Postfach des Nutzers, während Kanalnachrichten in einem Postfach für das gesamte Team abgespeichert werden. Dadurch wird die Auffindbarkeit und Aufbewahrung verbessert, ohne auf eine bestimmte Person angewiesen zu sein.
 

Eine Herausforderung für die IT 

Die Art und Weise, wie Chats und Kanäle mit Dateien und Nachrichten umgehen, wirkt sich darauf aus, wie Unternehmen ihre Daten organisieren. Chats und Kanäle schaffen eine gespaltene Datenverwaltungsumgebung, in der Dateien in den OneDrive-Speichern verschiedener Personen oder auf SharePoint-Websites landen.

Diese chaotische Situation führt zu einem Chaos im Backend, da Benutzer die Klassifizierungsstandards nicht einhalten und nicht wissen, wo sie die benötigten Dateien finden können. Um hier Abhilfe zu schaffen, sollte jeder die unterschiedlichen Funktionsweisen von Chats und Kanälen verstehen und gleichzeitig Best Practices dafür entwickeln, welcher Ort für die jeweiligen Aufgaben am besten geeignet ist.

Das Auffinden von Dateien ist mit harmon.ie ein Kinderspiel. Direkt in Ihrem Outlook-Fenster können sie nach Dateien suchen die mit Ihnen in Teams geteilt wurden. Dadurch gehört harmon.ie zu einen der Best Practices für Teams und sorgt dafür das Sie das Maximum aus Ihren Microsoft-Anwendungen herausholen können.  

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