17.11.2022
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Dokumentenchaos in Microsoft 365 überwinden
Wenn Sie Microsoft Teams verwenden und Dokumente mit Kollegen teilen, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Und wenn Sie diese Dokumente später nicht finden können, wenn Sie sie brauchen... Sie sind sicherlich nicht allein.
Heute bietet Microsoft365 mehr Speicherorte für Dokumente als je zuvor – Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive und sogar "Für mich freigegeben"-Dokumente, auf die Kollegen Ihnen Ad-hoc-Zugriff gewähren können.
Das Speichern von Dokumenten als Anhänge an E-Mails in Outlook ist der problematischste Ansatz, da beim Freigeben von Dokumenten per E-Mail Duplikate erstellt werden, was zu einem Versionschaos führt. Auch diese Dokumente sind in persönlichen Posteingängen gesperrt, für Kollegen nicht verfügbar und dauerhaft verloren, wenn die Person die Organisationen verlässt.
In der Realität haben Sie mehrere mögliche Strategien zum Speichern freigegebener Dokumente in Microsoft 365:
Wenn Sie Microsoft Teams verwenden und Dokumente mit Kollegen teilen, befinden Sie sich in guter Gesellschaft. Und wenn Sie diese Dokumente später nicht finden können, wenn Sie sie brauchen... Sie sind sicherlich nicht allein.
Heute bietet Microsoft365 mehr Speicherorte für Dokumente als je zuvor – Outlook, SharePoint, Teams, OneDrive und sogar "Für mich freigegeben"-Dokumente, auf die Kollegen Ihnen Ad-hoc-Zugriff gewähren können.
Das Speichern von Dokumenten als Anhänge an E-Mails in Outlook ist der problematischste Ansatz, da beim Freigeben von Dokumenten per E-Mail Duplikate erstellt werden, was zu einem Versionschaos führt. Auch diese Dokumente sind in persönlichen Posteingängen gesperrt, für Kollegen nicht verfügbar und dauerhaft verloren, wenn die Person die Organisationen verlässt.
In der Realität haben Sie mehrere mögliche Strategien zum Speichern freigegebener Dokumente in Microsoft 365:
- Speichern von Dokumenten in Teams
- Speichern von Dokumenten in SharePoint
- Speichern von Arbeitsdokumenten in Teams und abschließenden "Datensatz"-Dokumenten in SharePoint
Bereit loszulegen?
