5 Gründe, warum gesendete Nachrichten geteilt werden sollten und wie es sehr einfach funktioniert

Das Sortieren eingehender E-Mails in Ordnern ist nichts Neues und eine bewährte Methode für alle, die ihr Posteingangschaos beseitigen möchten. Viele erreichen jetzt ein neues Level, indem sie wichtige E-Mail-Nachrichten in SharePoint, OneDrive und sogar Microsoft Teams speichern. Dadurch wird sichergestellt, dass die E-Mails ordnungsgemäß aufbewahrt werden und den Kollegen zur Verfügung stehen.
Gesendete E-Mails erhalten jedoch selten die gleiche Aufmerksamkeit, insbesondere wenn wir auf eine Nachricht antworten. Andere User könnten zwar in cc oder bcc gesetzt sein, aber ansonsten verschwinden diese gesendeten Nachrichten im Ordner „Gesendete E-Mails“. Wir können sie bei der Suche in Outlook oder als Teil eines längeren E-Mail-Threads erneut aufrufen, aber der Verbleib der Nachricht nach dem Versand wird selten absichtlich verwaltet.
Diese gesendeten E-Mails sind jedoch in vielen Fällen genauso wertvoll für ein Unternehmen wie die, die empfangen werden. Es gibt also keinen Grund, warum gesendete Nachricht nicht die gleiche durchdachte Behandlung erhalten sollten. Deshalb sollte jedes Unternehmen sich Gedanken machen, warum es wichtig ist, einige gesendete E-Mails in einer kollaborativen Umgebung zu speichern, und wie dies am einfachsten zu einer dauerhaften Gewohnheit gemacht wird.
5 Gründe, warum gesendete Nachrichten geteilt werden sollten
Gesendete E-Mail-Nachrichten sind mehr als nur durchgestrichene Punkte auf der To-do-Liste. Sie sind ein wichtiger Teil der Kommunikation, der oft wichtige Informationen enthält, die andere brauchen oder in Zukunft noch einmal anschauen möchten. Die Hauptgründe, warum gesendete E-Mails geteilt werden sollten, sind:
Notfallplanung
Egal, ob Austritt aus dem Unternehmen, ein Unfall, Krankheit oder ein längerer Traumurlaub, es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter für einen längeren oder dauerhaften Zeitraum nicht verfügbar ist. Aber während vielleicht ein Mitarbeiter nicht erreichbar ist, benötigen die Kollegen möglicherweise einige Informationen aus den gesendeten Nachrichten, um die Dinge am Laufen zu halten.
Aufzeichnungs- und Informationsmanagement
Während es sich bei den meisten E-Mails um vorübergehende Kommunikation mit geringem langfristigem Wert handelt, fällt ein kleiner Prozentsatz in die Kategorie „E-Mails von Wert“. Nachrichten, die Vertragsbedingungen, Preise, Verhandlungen oder Verpflichtungen enthalten, qualifizieren sich ebenso wie E-Mails mit Mitteilungen über hochrangige Vorstände oder Vorstandssitzungen oder bestimme Personalangelegenheiten. Abhängig von den RIM-Richtlinien des Unternehmens müssen diese Nachrichten möglicherweise kategorisiert und aufbewahrt werden, um die Konformität zu gewährleisten.
Einhaltung
Wenn ein Unternehmen unter die Schirmherrschaft einer oder mehrerer Aufsichtsbehörden fällt, gibt es oft sorgfältig definierte Regeln für die Aufbewahrung von Nachweisen, dass bestimmte Maßnahmen zu verschiedenen Zeiten ergriffen wurden. Alle gesendeten E-Mails, die diese Aktionen dokumentieren, sollten an einem gemeinsamen Ort gespeichert werden, um die Erkennung zu erleichtern und den internen Compliance-Teams schnellen Zugriff und Sicherheit zu ermöglichen.
Erstellen einer "Papierspur"
Einem Verantwortlichen für einen bestimmten Schritt in einem langwierigen oder komplexen Prozess kommt das Teilen seiner gesendeten Nachrichten auf zwei unterschiedlichen Arten zugute. Zunächst wird ein gemeinsamer Datensatz für alle an diesem Verfahren Beteiligten erstellt. Zweitens kann für den Fall, dass etwas aus dem Ruder läuft, lückenlos von jedem einsehbar nachverfolgt werden, was der Verantwortliche dazu beigetragen hat und wann er dies getan hat.
Das Rad muss nicht neue erfunden werden
Durch die Freigabe gesendeter E-Mails wird ein Repository mit Mitteilung für alle Kollegen erzeugt, das für ähnliche Zwecke recycelt werden kann. Egal, ob es darum geht, einen Kunden über eine Preisänderung, einen Lieferanten über das Ende der Geschäftsbeziehung oder einen Bewerber mit einem Ablehnungsschreiben zu informieren, es gibt nicht viele Anwendungsfälle, in denen es schön wäre, bei null anfangen zu müssen. Zuvor gesendete E-Mails können eine großartige Vorlage und Zeitersparnis sein.
Der einfachste Weg gesendete Nachrichten zu teilen
E-Mail-Nachrichten werden in SharePoint oder Teams als .msg Dateien gespeichert, die wie jede andere freigegebene Datei behandelt werden kann. Mit dem richtigen Tool können E-Mails mit nur einem Klick direkt in Outlook gespeichert werden.
Wenn die 365 Suite von harmon.ie installiert ist, kann jede verfasste E-Mail beim Senden gespeichert werden. Nachdem das Senden und Speichern in Outlook aktiviert ist, kann man nach dem Senden der Nachricht ausgewählt werden, wo die gesendete Nachricht gespeichert werden soll. Es gibt die Möglichkeit, die in dieser E—Mail enthaltenen Anhänge mit der Nachricht zu speichern oder diese separat in SharePoint zu speichern und in Links zu konvertiert.
Alternativ können gesendete Nachrichten jederzeit mit der Drag-and-Drop-Funktion von harmon.ie geteilt werden. Einfach, die gesendete E-Mail auswählen, die freigegeben werden soll, und an die entsprechende Stelle in SharePoint oder Teams ziehen.
In jedem Fall kann so eine hilfreiche dauerhafte Gewohnheit erschaffen werden, die sicherstellt, dass Kollegen auf gesendete E-Mails zugreifen können, die für Projekte und Kundenbindung relevant sind. So können Unterbrechungen im Tagesgeschäft minimiert und die Produktivität gesteigert werden.
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